1. วัตถุประสงค์เพื่อเป็นแนวทางปฏิบั

1. วัตถุประสงค์
เพื่อเป็นแนวทางปฏิบัติในการสื่อสารกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพื่อแจ้งปัญหาวัตถุดิบรับเข้า
2. ขอบข่าย
ครอบคลุมวัตถุดิบรับเข้าทั้งใน และต่างประเทศ
3. วิธีปฏิบัติ
3.1. การตรวจรับวัตถุดิบในประเทศ
3.1.1. การสื่อสาร รถย้าย ตีกลับ ประจำวัน ในระบบ Winfeed
การพบวัตถุดิบที่มีคุณภาพไม่ผ่านตามเกณฑ์ ตัดสินตีกลับ หรือรถย้ายด้วยเหตุผลอื่น มีการปฏิบัติ ดังนี้
3.1.1.1 พนักงานตัดสิน และพนักงานตรวจสอบรอบสอง ทำการแจ้งผลการตัดสิน/ตรวจรับ ระบุรถย้าย หรือ ตีกลับในระบบ WinFeed ซึ่งเจ้าหน้าที่จัดซื้อวัตถุดิบ และพนักงานที่มีหน้าที่ในการคีย์ตั๋วจะทราบผลการตัดสินการตรวจรับผ่านระบบWinFeed และหากทางเจ้าหน้าที่จัดซื้อวัตถุดิบสงสัยในผลการตัดสิน หรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติมในการแจ้งลูกค้าปรับปรุง เจ้าหน้าที่จัดซื้อวัตถุดิบจะติดต่อกลับมาที่ผู้จัดการห้องปฏิบัติการ หรือพนักงานที่ได้รับมอบหมาย ในการให้ข้อมูล
3.1.1.2 พนักงานที่ได้รับมอบหมาย Generate รายงานรถย้าย ตีกลับจากระบบ winfeed ส่งให้ผู้รับผิดชอบและผู้บริหารห้องปฏิบัติการทุกสาขา โดยจะทำการ Generate และส่งรายงานที่เวลาประมาณ 10:00 และ 15:00 น เพื่อให้ทราบสถานการณ์วัตถุดิบ ทราบแนวโน้มของการตัดสินที่อาจแตกต่างกัน เป็นต้น ตามรายละเอียดที่ระบุไว้ใน คู่มือการใช้งานโปรแกรม Winfeed 2011 ( ST-QC-250 )
3.1.2 การสื่อสาร ต่อบุคคลภายนอก
การพบวัตถุดิบที่อยู่ในเกณฑ์ช่วยรับ เช่น ค่าวิเคราะห์ทางเคมีไม่ผ่านเกณฑ์บ่อยครั้ง และต้องการสื่อสารให้เจ้าหน้าที่จัดซื้อวัตถุดิบรับทราบเพื่อแจ้งผู้ขายให้ปรับปรุง
พนักงานที่ได้รับมอบหมาย ทำบันทึกแจ้ง/เตือน /ช่วยรับ /ชะลอการเข้า ( LB -QC-F50 ) ให้เจ้าหน้าที่จัดซื้อวัตถุดิบผู้รับผิดชอบวัตถุดิบกลุ่มนั้นๆ เพื่อให้ประสานงานกับลูกค้าในการปรับปรุงคุณภาพ โดยมีรายละเอียดของปัญหาที่พบ ถ้าเป็นผลวิเคราะห์ให้ใส่เฉพาะรายการที่เป็นปัญหา หากเป็นการปลอมปนให้ใส่รูปเฉพาะสิ่งที่พบ (ถ้ามี) จำนวน 1 รูป ขนาดไฟล์ไม่เกิน

500 KB ไม่ต้องอธิบายขั้นตอนการตรวจสอบ สำเนา SVP VP AVP GM และ ผู้รับผิดชอบห้องปฏิบัติการทุกสาขา
3.1.3 การสื่อสารให้ห้องปฏิบัติการสาขาทราบคุณภาพวัตถุดิบรับเข้ากรณีพิเศษ
การพบวัตถุดิบก่อนรับ หรือขณะรับมีคุณภาพไม่ได้ตามเกณฑ์ที่กำหนดหรือช่วยรับประจำวัน เนื่องจากสิ่งปลอมปน หรือมีความเสี่ยง ตรวจพบเป็นครั้งแรก หรือเคยพบมานานแล้ว หรือพบปัญหาถี่ในบางเวลา หรือเกิดเฉพาะผู้ส่งบางราย หรือยังไม่เคยได้รับแจ้งจากสาขาอื่น หรือต้องใช้เทคนิคหรือความละเอียดรอบคอบเป็นพิเศษ จึงจะตรวจพบ และต้องการสื่อสารให้ห้องปฏิบัติการสาขารับทราบเพื่อแลกเปลี่ยน และเรียนรู้
3.1.3.1 พนักงานที่ได้รับมอบหมาย ทำบันทึกข่าวสารวัตถุดิบรับเข้า ( LB-QC-F51) ใส่รายละเอียดปัญหาที่พบ เพิ่มเติมรายละเอียดที่ตรวจพบ เทคนิควิธีการสังเกตโดยละเอียด เทคนิคการตรวจสอบ การนำวิธีการแบบใหม่ๆเข้ามาใช้ในการตรวจพบความผิดปกติ เพื่อเผยแผ่วิธีการแบบใหม่ๆให้ห้องปฏิบัติการสาขา นำไปประยุกต์ใช้ในการเฝ้าระวัง และตรวจสอบ ส่งบันทึกให้กับ ห้องปฏิบัติการทุกสาขา สำเนา SVP VP AVP GM และ ผู้รับผิดชอบห้องปฏิบัติการ พร้อมบอกวิธีการจัดการเช่น ตีกลับหรือช่วยรับ หากช่วยรับมีการจัดการก่อนนำไปใช้อย่างไร หากมีรูปภาพ สามารถแนบได้ไม่เกิน 3 รูป และมีขนาดรวมกันไม่เกิน 2MB
3.1.3.2 พนักงานที่ได้รับมอบหมาย ระบุเพิ่มว่า แจ้งเพื่อทราบหรือต้องการให้ผู้รับข้อมูลตรวจสอบวัตถุดิบที่จัดเก็บ และหรือ เฝ้าระวังวัตถุดิบที่กำลังจะรับเข้า ผู้รับผิดชอบสาขาที่ได้รับข้อมูลให้สำรวจข้อมูลการรับเข้าของตนเอง และเฝ้าระวังการรับวัตถุดิบชนิดนี้ในครั้งต่อไป หากมีข้อมูลเพิ่มเติม ให้สื่อสารข้อมูลหรือสถานการณ์ของวัตถุดิบชนิดนี้/ผู้ขายรายนี้กลับไปผู้รับผิดชอบห้องปฏิบัติการทุกสาขา GM AVP VP และ SVP โดย Forward mail ที่ได้รับจากสาขาที่เป็นเจ้าของปัญหาไป พร้อมกับข้อมูลที่เพิ่มเติม เพื่ออ้างอิงและให้ทราบที่มาที่ไปด้วย
3.1.4 การสื่อสารเพื่อแจ้งการพบวัตถุดิบการตีกลับที่เกี่ยวข้องกับการทำผิดกฏบริษัท หรือ การพบสิ่งปนเปื้อน หรือการบรรทุกที่มีความเสี่ยงเกิดอุบัติเหตุ
กรณีที่การตีกลับนั้น เกี่ยวข้องกับการทำผิดกฏของบริษัทด้วย เช่น การใส่ยาฆ่ามอดมาในรถวัตถุดิบที่เข้ามาในโรงงานคนขับรถสูบบุหรี่ในขณะที่รอการเก็บตัวอย่างหรือการบรรทุกที่มีความเสี่ยงเกิดอุบัติเหตุในระหว่างการเก็บตัวอย่างหรือทำให้เก็บตัวอย่างตรวจสอบไม่ได้ พบสิ่ง

ปลอมปน/ปนเปื้อนมากลับวัตถุดิบ ให้ปฏิบัติตามวิธีทีกำหนดไว้ในเอกสาร เรื่องการตรวจสอบสิ่งผิดปกติในการรับวัตถุดิบ ( ST-QC-701-04 )
ส่งบันทึกแจ้ง / เตือน / ช่วยรับ / ชะลอการเข้า ( LB -QC-F50 ) รายงานให้เจ้าหน้าที่จัดซื้อ ผจก.คลังวัตถุดิบ และGM ของโรงงานนั้นไปพร้อมกัน รายงานนี้ ไม่จำเป็นต้องส่งให้ห้องปฏิบัติการสาขา เนื่องจากเป็นหน้าที่ของโรงงานที่ต้องกระจายข้อมูลในด้านที่ทำผิดกฏบริษัท และผู้รับผิดชอบห้องปฏิบัติการสาขาอื่นจะรับทราบข้อมูลจากรายงานการรถย้าย ตีกลับจากระบบ winfeed (ข้อ 3.1.1)
3.1.5 การสื่อสารเพื่อแจ้งการระงับการซื้อ ( Blacklist )
การพบวัตถุดิบผิดปกติมาก ( สงสัยการปลอมปน ) ได้แก่ ความผิดปกติที่ไม่ควรเกิดจากความผิดพลาดของการควบคุมการผลิตของผู้ผลิต ความผิดปกติที่ไม่เคยพบและมีอันตรายต่อสัตว์ มีผลต่อน้ำหนักและมูลค่าการซื้อขายวัตถุดิบ ลักษณะหรือจุดที่พบเป็นพื้นที่ที่พนักงานเก็บตัวอย่างรอบแรกและพนักงานตรวจสอบมีโอกาสตรวจไม่พบ เช่น อยู่ส่วนกลางรถหรือพื้นรถ ซึ่งมีโอกาสเกิดจากการเจตนาปลอมปน ( แนวทางการพิจารณาการเจตนาปลอมปน ตามข้อ 3.1.6 ) จะดำเนินการดังต่อไปนี้
3.1.5.1 พนักงานห้องปฏิบัติการแจ้งผู้จัดการห้องปฏิบัติการทราบข้อมูลและพิจารณาโอกาสเกิดจากการเจตนาปลอมปน
3.1.5.2 กรณีที่ผู้จัดการห้องปฏิบัติการพิจารณาว่าไม่เจตนาปลอมปน หรือข้อมูลที่ได้ไม่สามารถตัดสินได้ว่าเจตนาปลอมปน ให้เฝ้าติดตามคุณภาพของผู้ส่งรายนี้ จะดำเนินการแจ้งข่าวสารตามข้อ 3.1.1
3.1.5.3 กรณีที่ผู้จัดการห้องปฏิบัติการพิจารณาว่า เจตนาปลอมปน นำเสนอ VP/AVP เพื่อขอพิจารณาระงับซื้อ หาก VP/AVP พิจารณาว่าเจตนาปลอมปนจริง จะดำเนินการดังนี้
• VP/AVP ทำบันทึกแจ้งระงับการซื้อ/ยกเลิกระงับการซื้อ( LB -QC-F54) แจ้งข้อมูลที่ทำให้ตัดสินว่าผู้ส่งมีการเจตนาปลอมปน และต้องระบุการขอเข้า Audit นำเสนอให้ SV