การเขียนหนังสือเชิญประชุมและระเบียบ

การเขียนหนังสือเชิญประชุมและระเบียบวาระการประชุม


1. การเขียนหนังสือเชิญประชุม
สิ่งสำคัญที่จะต้องดำเนินการก่อนจัดทำหนังสือเชิญประชุม คือ การกำหนดวันประชุมและระเบียบวาระการประชุม โดยหารือกับประธาน และตรวจสอบว่าผู้ที่จะเชิญประชุมว่างหรือไม่ หลังจากนั้นก็เตรียมการจองสถานที่ให้เรียบร้อย แล้วจึงดำเนินการร่างหนังสือเชิญประชุม
รูปแบบของหนังสือเชิญประชุม โดยทั่วไปหนังสือเชิญประชุมมีรูปแบบเช่นเดียวกับหนังสือติดต่อราชการซึ่งประกอบด้วย ส่วนต้น ส่วนเนื้อเรื่อง และส่วนท้าย
โครงสร้างของหนังสือเชิญประชุมประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังนี้ ที่ (ในกรณีที่เป็นส่วนราชการหรือเอกชนบางแห่ง) วัน เดือน ปี เรื่อง คำขึ้นต้น อ้างถึง (ถ้ามี) สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) เนื้อเรื่อง คำลงท้าย และลายมือชื่อพร้อมตำแหน่งของผู้ส่งหนังสือเชิญประชุม ซึ่งมักจะเป็นเลขานุการ
ส่วนหนังสือเชิญประชุมภายในจะมีโครงสร้างเหมือนกันแต่ไม่ต้องมีคำลงท้าย“ขอแสดงความนับถือ” มีเฉพาะลายมือชื่อและตำแหน่งของเลขานุการเท่านั้น


หลักการเขียนหนังสือเชิญประชุม
1.2.1 ส่วนต้น ประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังนี้
- เรื่อง โดยทั่วไปมักใช้ว่า “ขอเชิญประชุม” หรือระบุให้ชัดเจนว่าเป็นการประชุมประเภทใด เช่น ขอเชิญประชุมใหญ่สามัญผู้ถือหุ้น ประจำปี 2545 ขอเชิญประชุมคณะกรรมการบริหาร ขอเชิญประชุมวิสามัญประจำปี 2545 ในวงการธุรกิจอาจมีรูปแบบแตกต่างกันออกไปบ้าง เช่น เขียน “เรื่อง” อยู่ตรงกลาง หลังคำขึ้นต้น (ดูตัวอย่างหนังสือเชิญประชุมภายใน)
- คำขึ้นต้น ขึ้นอยู่กับผู้รับหนังสือ ถ้าเป็นบุคคลทั่วไปใช้ว่า “เรียน...” ต่อท้ายด้วยชื่อบุคคลหรือถ้าเป็นหนังสือที่ส่งถึงคนจำนวนมาก อาจใช้คำขึ้นต้นที่มีความหมายรวม ไม่จำเป็นต้องระบุชื่อเฉพาะ เช่น เรียนท่านผู้ถือหุ้น
- อ้างถึง อาจมีหรือไม่มีก็ได้ โดยทั่วไปมักอ้างถึงเฉพาะจดหมายฉบับก่อน แต่ถ้ามีเรื่องอื่นที่จำเป็นต้องนำมาพิจารณาด้วย จึงอ้างถึงหนังสืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้น ๆ
- สิ่งที่ส่งมาด้วย อาจมีหรือไม่มีก็ได้ โดยปกติมักเป็นระเบียบวาระการประชุม รายงานการประชุมครั้งก่อน หรือเอกสารประกอบการประชุม ถ้ามีเอกสารมากกว่าหนึ่งรายการจะต้องใส่หมายเลขกำกับทุกรายการ
1.2.2 ส่วนเนื้อเรื่อง ควรตรวจสอบข้อมูลในเนื้อหาว่าครอบคลุมประเด็นต่อไปนี้

ใคร - ผู้เรียกประชุม
อะไร - ชื่อของการประชุม
เมื่ิอไหร่ - กำหนดวัน-เวลา
ที่ไหน - สถานที่
เหตุใด - จุดประสงค์
โดยทั่วไป เนื้อเรื่องของหนังสือเชิญประชุม มีลักษณะดังนี้
- ขึ้นต้นด้วยคำว่า “ด้วย” และระบุชื่อผู้เรียกประชุม เช่น ด้วยบริษัท........ จำกัด ได้กำหนดให้มีการประชุม.......... ด้วยคณะกรรมการบริษัท มีมติให้เรียกประชุมใหญ่สามัญผู้ถือหุ้น หรืออาจละไว้ โดยระบุเฉพาะชื่อของการประชุม เช่น ด้วยจะมีการประชุมใหญ่สามัญผู้ถือหุ้นของบริษัท ครั้งที่ 1/2545
- กำหนดวันประชุม ต้องระบุวันให้ชัดเจนด้วยนอกเหนือจากวันที่ เดือน และพ.ศ. เช่น วันพฤหัสบดีที่ 30 พฤษภาคม 2545 เพื่อป้องกันความผิดพลาด

- เวลาประชุม นิยมใช้ภาษาเป็นทางการ เช่น 9.00 น. 13.30 น.
- สถานที่ประชุม ใช้คำว่า “ณ” ตามด้วยสถานที่ ข้อมูลที่ให้จะละเอียดเพียงใดขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของผู้จัดทำ เช่น ณ ห้องประชุม สำนักงานบริษัท เลขที่ 32/12 ซอยอารีย์ 2 ถนนพหลโยธิน แขวงสามเสนใน เขตพญาไท กรุงเทพมหานคร แต่ถ้าเป็นสถานที่ที่ผู้เข้าประชุมทราบกันดีอยู่แล้ว อาจระบุสั้น ๆ เช่น ณ ห้องประชุมของสมาคม อย่างไรก็ดี ควรระบุวัน เวลา และสถานที่ประชุมให้ชัดเจนที่สุด เพื่อไม่ให้เกิดข้อสงสัยใด ๆ
ย่อหน้าสุดท้ายของหนังสือเชิญประชุมจะเป็นจุดประสงค์ของเรื่อง ซึ่งมักขึ้นต้นด้วยคำว่า “จึง” โดยมีสำนวนเฉพาะที่นิยมใช้กันทั่วไป ดังนี้
“จึงเรียนมาเพื่อทราบ และขอเชิญเข้าประชุมตามกำหนดวัน เวลา และสถานที่ดังกล่าว” หรือ
“จึงขอเรียนเชิญท่านเข้าประชุมตามวัน เวลา และสถานที่ดังกล่าว” หรือ
“จึงขอเรียนเชิญท่านโปรดเข้าประชุม ตามวัน เวลา และสถานที่ดังกล่าวข้างต้นโดยพร้อมเพรียงกัน จะขอบคุณยิ่ง” หรือ
“จึงเรียนเชิญมาเพื่อโปรดเข้าประชุมตามกำหนดวัน เวลา และสถานที่ดังกล่าวข้างต้นด้วย จักขอบคุณยิ่ง”
ในกรณีที่ต้องการมอบหมายผู้เข้าประชุมแทน ให้เขียนข้อความเพิ่มเติมในย่อหน้าสุดท้าย ดังนี้
“หากท่านผู้ถือหุ้นประสงค์จะมอบฉันทะให้ผู้อื่นเข้าประชุม และออกเสียงลงคะแนนแทน กรุณากรอกข้อความลงในหนังสือมอบฉันทะที่แนบมาพร้อมนี้ให้ครบถ้วนสมบูรณ์และยื่นต่อประธานในที่ประชุมก่อนเริ่มประชุมด้วย”
ส่วนท้าย ประกอบด้วย
- คำลงท้าย ให้ใช้ตามฐานะของผู้รับหนังสือ ถ้าเป็นบุคคลทั่วไปมักใช้ว่า “ขอแสดงความนับถือ”
- ลายมือชื่อและตำแหน่ง ให้ลงลายมือชื่อของผู้ออกหนังสือ พร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มไว้ในวงเล็บใต้ลายมือชื่อ และลงตำแหน่งของเจ้าของลายมือชื่อด้วย เช่น เลขานุการ กรรมการผู้จัดการ ประธานกรรมการ เป็นต้น
ส่วนเพิ่มเติม หากมีข้อมูลอื่นนอกเหนือจากที่กล่าวมาแล้ว ก็อาจแจ้งให้ทราบเพิ่มเติมได้ในย่อหน้าสุดท้ายหรือตอนท้ายของจดหมาย เช่น ขอให้นำเอกสารประกอบวาระการประชุมครั้งที่...... มาด้วย เป็นต้น อย่างไรก็ตาม ถ้าเป็นการเพิ่มข้อความเป็นหมายเหตุตอนท้าย ควรกระทำเท่าที่จำเป็น เพราะจะดูเหมือนผู้จัดทำไม่รอบคอบ จึงต้องมาเพิ่มข้อความในภายหลัง
ในกรณีที่ต้องการทราบจำนวนผู้เข้าประชุมที่แน่นอนอาจแนบใบตอบรับเข้าประชุมหรือระบุให้แจ้งความจำนงเข้าประชุมภายในเวลาที่กำหนดก็ได้
ในกรณีที่มีการประชุมอยู่เป็นประจำอาจจัดทำเป็นแบบฟอร์มไว้โดยเติมเฉพาะส่วนที่เป็นชื่อผู้เรียกประชุม ชื่อของการประชุม กำหนดวัน เวลา สถานที่ และจุดประสงค์ของการประชุม ทำให้สิ้นเปลืองเวลาในการจัดทำน้อยลงไม่ต้องร่างจดหมายใหม่ทุกครั้งที่มีการประชุม

2. การเขียนระเบียบวาระการประชุม
2.1 รูปแบบของระเบียบวาระการประชุม ระเบียบวาระการประชุม (agenda) อาจแตกต่างกันไปตามจุดมุ่งหมายและข้อตกลงของแต่ละหน่วยงาน รูปแบบที่นิยมใช้กันโดยทั่วไปประกอบด้วย 5 วาระ ซึ่งจัดเรียงตามลำดับก่อนหลัง ดังนี้
2.1.1 เรื่องแจ้งเพื่อทราบ
2.1.2 เรื่องรับรองรายงานการประชุม (ถ้ามี)
2.1.3 เรื่องสืบเนื่อง
2.1.4 เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา
2.1.5 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)

ในแต่ละวาระอาจประกอบด้วยเรื่องย่อย ๆ อีกหลายเรื่อ

ผลลัพธ์ (อังกฤษ) 1:

The written invitation to the meetings and agenda1. the written invitation to the meetings.The important thing is to take action before you make the invitation to the meeting was to set the meeting date and agenda items for the meeting by the Chairperson in consultation with the manufacturer and verify that it is meeting or not. Afterward, they prepared the book to successfully take shape, invitation to the meeting.The format of the invitation to the general meeting a meeting, as well as the book, which includes government contacts. The beginning of the story section, and a footer.The structure of the meeting consists of the following parts, which (in the case of Government or some private) day, month, year, subject, refer to the initials (if any) that was sent by (if any), and ending with a story where a sender's invitation to attend the Conference, which is often a Secretary.Best invitation within the same structure, but there will be no closing "sincerely," he said. There is only one signature, and the position of the Secretary only.The written invitation to the meetings.1.2.1 the beginning consists of the following sections.-Subjects are most commonly used for "invitation to the meeting," or specify clearly whether it is a Conference, such as invitation to the annual general meeting of shareholders for the year 2545 (2002) invite invite Executive Committee meeting extraordinary meeting for the year 2545 (2002) in business circles may have a different format, such as "writing" subject "in the Middle. After greeting (see, for example, the invitation to the meeting, internal)-The salutation, depending on who is letter. If the general public using a "study ... by a person's name, or if this is a book that is sent to many people may use the initials with meaning, there is no need to specify a unique name, for example, dear shareholders,-Refers to either with or without it. Typically refers to a specific letter. But if there are other matters that need to be taken into consideration with the other books, it refers to related stories.-Enclosure may be with or without it. Usually a meeting agenda Previous meeting or Conference literature. If there is more than one document to every invoice numbering.The story section 1.2.2 should verify the information in the content that covers one or more of the following issues.Who-who meetingNothing-the name of the meeting.When determining the date-time-Where-locationWhy-the purposeGenerally, the subject of the invitation to look like this:-Beginning with the word "by" and specify the name of the caller, such as meeting with a company, there is limited given ........ meeting .......... With the company's Board of Directors has resolved to call the annual general meeting of shareholders or may be omitted by specifying only the name of the Conference, for example, by the general meeting of shareholders of the company at the time 1/2545 (2002)-Fixed the date of meeting. Must specify clearly. in addition to the date, the month and, like Thursday, May 30, 2002, to prevent mistakes.-Meeting time used formal language, such as 9.00 am-13.30 pm.-The meeting place Use the word "at" followed by the location. The information provided is detailed enough, depending on the discretion of the Organizer to do at the company offices, meeting rooms, 32/12 SOI ARI phahonyothin road 2, samsennai, Phayathai, Bangkok, but if it's a place where participants can identify known briefly as well as of the meeting of the Association. However, it should specify the date, time and place of the meeting, the most obvious to not cause doubts.The last paragraph of the notice of the meeting will be the aim of the subject which often begins with the word "so" is a popular idiom is commonly used. As follows:"It came to the school and ask for a meeting invitation, according to determine the date, time and place thereof". "He's invited into the meeting date, time and place thereof". "Ask your meeting invitation, based on the date, time and location above by unison is great-thanks"."So students come to visit scheduled meeting dates, times, and places I know well above more grateful," he said.If you want to assign the participants rather. To write additional text in the last paragraph. As follows:"If the shareholders intending to appoint others to meetings and voting instead. Please fill in the attached proxy form with this complete and submit to the President in the meeting before the start of the meeting. "The footer contains the-Closings, as the recipient of the book. If the general public is often used as the "best regards," he said.-Signatures and issuer signed a letter, along with the full name to be printed in parentheses below the signature, and the signature of the owner of the place, such as a Secretary to the Managing Director. The Chairman of the Board Etc.An additional section. If there is other information in addition to that, you may notice more in last paragraph or the end of a letter, for example, asked to bring documentation for agenda time with ...... etc. However, if it is to add text as a note at the end should be done sparingly, because it seems to me not very discreet so need to add text later.If you want to know the exact number of participants may be attached to the reply or ask specific meetings, within the time limit.In the case of regularly meeting may establish a form fill only a portion of a meeting request. The name of the meeting date, time and place of the meeting purpose, waste less time on working draft does not want new mail every time there is a meeting.2. writing a meeting agenda2.1 format of agenda items for the meeting. The meeting agenda (agenda) may vary according to the aim and the agreement of each of the agencies. The popular formats used commonly consists of 5 rotation which sequential arrangement as follows:2.1.1 subject notification2.1.2 subject signed the minutes of the meeting (if any).2.1.3 sequel story.2.1.4 proposed matters to consider2.1.5 other matters (if any).Each term may be composed of many smaller matters pale.

ผลลัพธ์ (อังกฤษ) 3:

Writing a Book meeting agenda and


, 1. Write invitation letter
.Important to be taken before the preparation of invitation letter is to set the meeting and regulation agenda by discussions with the chairman. And check that the invitation to empty or not.Then the draft invitation letter
.The form of invitation letter In general, invitation letter form, as well as contact book government consisting of ส่วนต้น, the story and the end
.The structure of the invitation letter, contain sections as follows: (in the case of a part of การห or some private), day, month, and year. Initial reference (if any) attachments (if any) of the final particles.This is usually the Secretary
.The invitation letter within the same structure but there is no particles ขอแสดงความนับถือ”. " Only the signature and position of secretary only



1.2 principle write invitation letter.1 stem consists of different parts as follows:
.- about the usually used. "Meeting". Or made clear that a meeting of any type, such as the general meeting of shareholders, and invites the years 2545 meeting board of directors Invitation to an extraordinary meeting of 2545.Such as writing "subject" in the middle, after the initial (preview invitation letter within a)
.- introduction, depending on the recipient books. If individuals use that "study..."Followed by name or if the books sent to many people. May use the initial meaning included. No need to mention only as dear shareholders
.- refers to may or may not have generally refer only to the letter. But if something else need to be considered. Therefore refer to other books associated with that other
.- attachment may or may not have an agenda. Usually report meeting last time. Or documentation for the meeting. If there is more than one document items must wear a number every
1.2.2 the story. Check the information in the content that covers the following issues

who - who summon
what is the name of the
when did - date - time
-
- the place where why
.In general, the story of the invitation letter has the characteristics as follows:
- beginning with the word "with" and acknowledge the conference call, such as with the company...? Ltd. the meeting... To...With the resolution to the general meeting of shareholders or may call it, by identifying the specific name of the Convention, such as with a general meeting of shareholder of the company. The 1 / 2545
.- the date of the meeting. To enter the clearly beyond the date, month and year such as Thursday 30 may 2545 to prevent mistakes

- meetings. The official language, such as 9.00. 13.30.
.- meeting place use the word "at", followed by the place. The information provided will detail how at the discretion of the organizer, such as meeting room office company number 32 / 12 SOI ARI 2 expectation. 2.37 in Phaya Thai, Bangkok.May enter such a short at the meeting of the association, however, should enter the date, time and place of the meeting clearly. In order to prevent any doubt
.The last paragraph of the invitation letter will be the purpose of the subject, which often begins with the word "is" the expression that is used widely :
."Learn to know and invite attend the scheduled date, time and place of such" or
“ so will you attend day by day. The time and place of such "or
."So will you please attend the meeting, according to the date, time and place above powered by barnacles, thank you very much" or "will invite
please to attend scheduled days. Time and place above, know thank you more "
.In case you want to assign the delegates instead. To write more in the last paragraph:
."If you wish to attend shareholder proxies to others and vote instead. Please fill in this form into the proxy attached comes this to complete and filed with the chairman of the meeting before the meeting with "
.The end of
- particles, use out-of-pocket expense of the book. If the person is generally used. "Sincerely"
.- signature and position, signed by the issuer of the book. The full name for the bracket under the signature. And down the position of the signature, such as secretary to managing director, chairman of the board of directors, etc.!The more. If the information other than that mentioned. It may inform you more in the last paragraph or the end of a letter, such as asking the documentation agenda times...Come, etc. However, if it is to add text to a note at the end, should do as little as possible. Because it looks like the organizer not carefully. So to add text later
.In case you want to know the exact number of delegates may attach receipts or enter to inform the company meeting meeting within the time limit.
.In the case of meeting regularly may produce a more specific form by part is the name of the conference call conference to set a date. Time, place and purpose of the meeting.

2 2. Writing agenda.1 form of Agenda Agenda. (agenda) may vary according to the aim and the agreement of each agency. Popular formats used generally consists of 5 agenda. Which sort respectively before and after:
2.1.1 about FYI
2.1.2. The certification report (if any)

2.1.3 about sequel 2.1.4 about proposed to consider
2.1.5 about other (if any)

in each session may contain digest. Several boats.