รายงานการประชุมประจำเดือน โครงการ C

รายงานการประชุมประจำเดือน โครงการ CSPP
เดือนมิถุนายน 2558
วันที่ 1 กรกฎาคม 2558 เวลา 10.00 – 12.00 น.

ผู้เข้าร่วมประชุม
1. คุณรัฐพล พิทักษ์เทพสมบัติ ผู้อำนวยการโครงการ
2. Miss Chantheng Heng รองผู้อำนวยการโครงการ
3. คุณพูลสมบัติ นามหล้า ผู้จัดการฝ่ายฝึกอบรม
4. คุณจันจิรา ศรีบ้านบาก ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ
5. คุณกิ่งผกา สรรสมบัติ เจ้าหน้าทีการเงิน
6. คุณโสภิตา เสนาดี เจ้าหน้าที่ระบบสารสนเทศ

หัวข้อการประชุม
วาระที่ 1 แจ้งเพื่อทราบ
ไม่มี
วาระที่ 2 ติดตามงาน
1. การจัดทำ Workplan โครงการ CSPP
คุณรัฐพลแจ้งต่อที่ประชุมว่า ขณะนี้ USAID ได้ตรวจสอบและอนุมัติ Workplan ปีที่ 1 แล้ว ซึ่งมีการปรับเปลี่ยนรายละเอียดเล็กน้อย และหากปรับแก้แล้วจะส่ง Workplan ให้ทุกท่าน เพื่อนำไปพัฒนา workplan ของตนอง
คุณรัฐพลแจ้งเพิ่มเติมว่าได้ส่งนโยบายจัดซื้อจัดจ้าง และนโยบายบุคคลไปพร้อมกับ Workplan และขอให้ทุกท่านได้อ่านนโยบายดังกล่าวอย่างละเอียด เพื่อเตรียมพร้อมการเข้ามา Audit ของ USAID พร้อมกับเสนอให้คุณจันจิราจัดประชุมเพื่อสร้างความเข้าใจต่อทั้ง 2 นโยบาย ในประเด็นต่างๆ
คุณ Chantheng เสนอแนะให้เตรียมแบบฟอร์มสำหรับให้พนักงานเซ็นรับทราบต่อนโยบายต่างๆ ด้วย

2. กิจกรรมตามวัตถุประสงค์โครงการ
2.1 การคัดเลือก CSOs ในประเทศ ภาคตะวันออกเฉียงเหนือ
คุณพูลสมบัติแจ้งต่อที่ประชุม ถึงกิจกรรมประชาสัมพันธ์โครงการ พื้นที่ภาคตะวันออกเฉียงเหนือตอนล่าง 20 องค์กร มีทั้งที่จดทะเบียนเป็นมูลนิธิ พมจ. และ ไม่ได้จดทะเบียน ส่วนใหญ่มีประสบการณ์มากกว่า 10 ปี โดยการเดินทางครั้งนี้เป็นเพียงกระบวนการหนึ่งในการคัดเลือกองค์กร CSOs เพื่อรับทราบสภาพปัญหาและความต้องการในการพัฒนาองค์กร ได้แก่ การระดมทุน การบริหารจัดการองค์กร ซึ่งจะมีกิจกรรมลักษณะนี้อีก 2 ครั้ง ที่ จ.มหาสารคาม และ จ.อุดรธานี ระหว่างวันที่ 21 – 22 กรกฎาคม 2558
หลังจากนั้นจะส่งหนังสือเชิญเข้าร่วมกิจกรรมโครงการ ลงพื้นที่เยี่ยมองค์กร Core partner และจัดเวทีชี้แจงรายละเอียดกิจกรรมของโครงการ
และภายในสัปดาห์นี้คุณพูลสมบัติจะเชิญผู้เกี่ยวข้องเข้าร่วมประชุมเพื่อวางแผนสำหรับการจัดกิจกรรมต่อไป
2.2 การคัดเลือกนักศึกษาแลกเปลี่ยน
คุณรัฐพลแจ้งต่อที่ประชุมว่าจะนำเรื่องนี้ไปปรึกษา อ.บัวพันธ์ เพื่อดำเนินการต่อไป
2.3 Innovation workshop
คุณรัฐพลแจ้งต่อที่ประชุมว่า ได้ทำการประกาศรับสมัครบริษัทที่มีความเชี่ยวชาญในการเป็นวิทยากรฝึกอบรมแล้ว โดยคาดว่าจะจัดกิจกรรมนี้ขึ้นในช่วงกลางเดือนพฤศจิกายน
คุณจันจิราแจ้งเพิ่มเติมว่ากำลังรวบรวมรายชื่อบริษัทที่เสนอเข้ามา และสรุปรายละเอียดเพื่อดำเนินการจัดจ้างต่อไป
2.4 Activities Promotion
คุณรัฐพลแจ้งต่อที่ประชุมว่า จะทำงานร่วมกับคุณ Chantheng จัดทำวัตถุประสงค์ และกำหนดการเดินทางให้แล้วเสร็จภายในเดือนกรกฎาคม
2.5 การจัดซื้ออุปกรณ์สำนักงาน ได้แก่
- คอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์เอกสาร และอุปกรณ์อิเล็กทรอนิคที่จำเป็นต่อการทำงาน
คุณจันจิราแจ้งต่อที่ประชุมว่า การประกาศประกวดราคาสิ้นสุดแล้ว แต่กลับมีเพียงบริษัทเดียวที่เสนอราคาเข้ามา ทาง DAI เสนอให้ขอใบเสนอราคาเพิ่มเติมให้ครบ 3 บริษัท และได้มาครบแล้ว 3 บริษัท หลังนี้จะรีบดำเนินการร่วมกับคุณโสภิตา เพื่อสรุปรายละเอียดและเสนอจัดตั้งคณะกรรมการจัดซื้อจัดจ้าง เพื่อให้กระบวนการจัดซื้อแล้วเสร็จภายในเดือนกรกฎาคม
- เซิร์ฟเวอร์
คุณโสภิตาแจ้งต่อที่ประชุมว่า ได้สอบถามรายละเอียดจากผู้เชียวชาญแล้ว จะนำเสนอต่อคุณ Chantheng เพื่อจัดทำ TOR ให้แล้วเสร็จภายในเดือนกรกฎาคม
- โต๊ะ เก้าอี้ ตู้จัดเก็บเอกสาร และอุปกรณ์สำนักงานอื่นๆ ที่จำเป็นต่อพนักงาน
คุณรัฐพลเสนอให้ยกประเด็นไปคุยต่อในการประชุมครั้งต่อไป เนื่องจากจะต้องปรึกษา อ.บัวพันธ์ก่อน



3. งานบุคคล
การประกาศรับสมัครตำแหน่ง CBC และ PDC ได้สิ้นสุดกระบวนการสัมภาษณ์และคัดเลือกเรียบร้อยแล้ว โดยตำแหน่ง CBC คือ .................................... และตำแหน่ง PDC คือ ............................................. และขณะนี้กำลังรวบรวมเอกสารสำคัญต่างๆ เพื่อขออนุมัติจากทาง USAID
นอกจากนนี้ยังได้ประกาศรับพนักงานเพิ่มเติมในตำแหน่ง Procurement Officer และ Finance Assistant ซึ่งอยู่ในกระบวนการสัมภาษณ์ และคาดว่าจะได้พนักงานตำแหน่งดังกล่าวภายในเดือนหน้า
3.1 Provident fund คุณกิ่งผกาแจ้งต่อที่ประชุมว่า ได้ทำการติดต่อกับธนาคารไทยพาณิชย์เรียบร้อยแล้ว ทางธนาคารกำลังดำเนินการตรวจสอบข้อมูลขององค์กรว่ามีสถานะดำเนินการในประเด็นดังกล่าวหรือไม่ หากไม่สามารถทำได้ ศปส. อาจจะต้องหาวิธีดำเนินการเอง

วาระที่ 3 วาระเพิ่มเติม
1. งานบุคคล
1.1 สวัสดิการพนักงาน คุณรัฐพลเสนอต่อที่ประชุมในประเด็นดังต่อไปนี้
o ประกันสังคม เสนอให้จัดทำให้พนักงานทันทีที่เริ่มทำงานวันแรก ซึ่งที่ประชุมเห็นด้วยต่อประเด็นดังกล่าว
o Provident Fund ที่ประชุมเห็นว่าควรจะจัดทำให้พนักงานหลังจากที่ผ่าน probation (3 เดือน) ก่อน
o Severance Pay คุณจันจิราเสนอต่อที่ประชุมว่าพนักงานที่ทำโครงการจะต้องได้รับทุกคนหลังจากที่สิ้นสุดโครงการแล้วเท่านั้น โดยพนักงานที่มีอายุงาน 1 ปี จะได้รับ 1 เท่าของเงินเดือน พนักงานที่มีอายุงาน 2 ปี ขึ้นไป จะได้รับ 3 เท่าของเงินเดือน กรณีที่ลาออกก่อนสิ้นสุดโครงการจะไม่ได้รับ Severance pay ที่ประชุมเห็นด้วยและเพิ่มเติมว่า นโยบายนี้ให้รวมถึงพนักงานที่โอนย้ายจาก CSNM จะได้รับสิทธิ์นี้ด้วยเช่นกัน

2. รายงานการเงิน
คุณ Chantheng เสนอต่อที่ประชุมว่า ควรจะมีการนำเสนอรายงานการเงินประจำเดือนด้วย เพื่อให้ทราบว่าในแต่ละเดือนใช้จ่ายเงินไปแล้วเท่าไหร่ และคิดเป็นร้อยละเท่าใดจากที่วางแผนไว้ เพื่อนำไปวางแผนการใช้เงินในเดือนถัดไป
คุณรัฐพลแจ้งว่าคุณกิ่งผกาจะต้องทำรายงานการเงินส่ง USAID เป็นประจำทุกวันที่ 15 ของเดือน จึงเสนอให้หลังจากส่งรายงานดังกล่าวแล้วประมาณ 2-3 วัน ให้สรุปตัวเลขเพื่อประชุมร่วมกับผู้บริหาร COP และ DCOP เพื่อวางการเงินของเดือนต่อไป ที่ประชุมเห็นด้วยกับข้อเสนอ

3. การจัดทำฐานข้อมูล
คุณโสภิตาแจ้งต่อที่ประชุมว่าในเดือนที่ผ่านมาได้ทำงานร่วมกับ FCEM เพื่อจัดทำฐานข้อมูลองค์กร CSOs คาดว่าจะเก็บข้อมูลได้ประมาณ 200 องค์กร ภายในเดือนหน้า FCEM น่าจะสรุปข้อมูลที่สามารถนำมาใช้ประโยชน์ ต่อการดำเนินกิจกรรมของ CSNM และ CSPP ได้เป็นอย่างดี
4. การจัดทำเว็บไซต์โครงการ CSPP
หลังจากที่ได้รับทราบกับคุณ Chantheng ว่าจะจัดทำเว็บไซต์โครงการ CSPP จึงได้ประสานงานไปยังศูนย์คอมพิวเตอร์ต่อความเป็นไปได้ใน

ผลลัพธ์ (อังกฤษ) 1:

Monthly project CSPP meetingJune 2558 (2015)10.00 – 12.00 a.m. July 1, 2015, time.Attendees.1. you state Republican Guard beings treasure Project Director.2. Miss Chantheng Heng, Deputy Director of the project.3. name your lotmabat pool yard training manager4. CHAN SI JIRA home, notching an operating Manager.5. Beijing phaka property outright. T financial officers6. According to the good eye. A good Medic Information systems officer.The topic of the meeting.Agenda 1 to know. There are no.Agenda item 2 follow-up1. preparation of Workplan projects CSPPYou state that the Republican Conference that USAID has inspected and approved the Workplan year 1, which has been modified a little and adjust the details and will send all Workplan to develop its workplan hotkeys.You further state that has sent an army to inform policy and procurement policy, the person with the Workplan and ask everyone to read these policies carefully to prepare an Audit of USAID came in with, you have Chan JIRA meeting to better understand the policy issues 2. You suggested to prepare a form Chantheng for employees to sign various policies later. 2. activities by the project objectives.2.1 selection of CSOs in the country. North East You lotmabat the pool where the PR activities of project area northeast of the episode below 20 organizations are both registered as a foundation. Phamot., and most have not registered more than 10 years experience by this journey is just one route to qualifying organizations, CSOs, to acknowledge the conditions and needs in the development of the Organization, including the management, organization, funding, which is the style activity 2 time Maha sarakham province, and Udon Thani during 21 – July 22, 2015.After the invitation to join the project Core partner organizations, to visit the area and to clarify the details of the activity, the arena project. And within a week, you will be invited to the lotmabat pool, attend meetings to plan for the next events.2.2 selection of exchange students.You state that the Republican Conference that will bring this matter to the House counsel, a. Boa to continue. 2.3 Innovation workshop You state that the Republican Conference that has advertised a company that specializes in training trainers. Generally, these activities are expected to be in the middle of November. You notice more JIRA that Chan is collecting a list of companies that offer and detailed summaries to continue employment further. 2.4 Activities Promotion You state that the Republican Conference that will work with you to establish an objective and Chantheng itinerary, completed in July. 2.5 procurement of office equipment:-Computers, printers, documents and electronic devices which are required to do the job.Are you Chan JIRA notification meetings that a bid announcement ended but there was only one company bid comes in. Via DAI to add additional quote, three companies and the acquisition of this company and 3 rushing action together with you good people, according to the eye. To summarize the details and proposed the establishment of the Committee on procurement to the purchasing process, completed in July.-Server. Good eye you, according to the meeting, that the inquiry from a more professional, it is presented to you in order to make TOR Chantheng, completed in July. -Document storage cabinets, chairs and other Office equipment necessary employees. You have to raise the issue to state Republican talk in the meeting next time, because it will have to consult Lotus House before a. 3. human resourceThe advertised position for the CBC, and PDC is completing an interview and selection already. By position and location, PDC is a CBC is .................................... ............................................. and is currently gathering important documents for approval by USAID.In addition to this it also has announced six additional staffing and Finance Assistant Procurement Officer position, which is in the process of the interview and is expected to have an employee in the position it within the next month.3.1 Provident fund คุณกิ่งผกาแจ้งต่อที่ประชุมว่า ได้ทำการติดต่อกับธนาคารไทยพาณิชย์เรียบร้อยแล้ว ทางธนาคารกำลังดำเนินการตรวจสอบข้อมูลขององค์กรว่ามีสถานะดำเนินการในประเด็นดังกล่าวหรือไม่ หากไม่สามารถทำได้ ศปส. อาจจะต้องหาวิธีดำเนินการเองวาระที่ 3 วาระเพิ่มเติม1. งานบุคคล1.1 สวัสดิการพนักงาน คุณรัฐพลเสนอต่อที่ประชุมในประเด็นดังต่อไปนี้o ประกันสังคม เสนอให้จัดทำให้พนักงานทันทีที่เริ่มทำงานวันแรก ซึ่งที่ประชุมเห็นด้วยต่อประเด็นดังกล่าวo Provident Fund ที่ประชุมเห็นว่าควรจะจัดทำให้พนักงานหลังจากที่ผ่าน probation (3 เดือน) ก่อนo Severance Pay คุณจันจิราเสนอต่อที่ประชุมว่าพนักงานที่ทำโครงการจะต้องได้รับทุกคนหลังจากที่สิ้นสุดโครงการแล้วเท่านั้น โดยพนักงานที่มีอายุงาน 1 ปี จะได้รับ 1 เท่าของเงินเดือน พนักงานที่มีอายุงาน 2 ปี ขึ้นไป จะได้รับ 3 เท่าของเงินเดือน กรณีที่ลาออกก่อนสิ้นสุดโครงการจะไม่ได้รับ Severance pay ที่ประชุมเห็นด้วยและเพิ่มเติมว่า นโยบายนี้ให้รวมถึงพนักงานที่โอนย้ายจาก CSNM จะได้รับสิทธิ์นี้ด้วยเช่นกัน 2. รายงานการเงินคุณ Chantheng เสนอต่อที่ประชุมว่า ควรจะมีการนำเสนอรายงานการเงินประจำเดือนด้วย เพื่อให้ทราบว่าในแต่ละเดือนใช้จ่ายเงินไปแล้วเท่าไหร่ และคิดเป็นร้อยละเท่าใดจากที่วางแผนไว้ เพื่อนำไปวางแผนการใช้เงินในเดือนถัดไปคุณรัฐพลแจ้งว่าคุณกิ่งผกาจะต้องทำรายงานการเงินส่ง USAID เป็นประจำทุกวันที่ 15 ของเดือน จึงเสนอให้หลังจากส่งรายงานดังกล่าวแล้วประมาณ 2-3 วัน ให้สรุปตัวเลขเพื่อประชุมร่วมกับผู้บริหาร COP และ DCOP เพื่อวางการเงินของเดือนต่อไป ที่ประชุมเห็นด้วยกับข้อเสนอ 3. การจัดทำฐานข้อมูลคุณโสภิตาแจ้งต่อที่ประชุมว่าในเดือนที่ผ่านมาได้ทำงานร่วมกับ FCEM เพื่อจัดทำฐานข้อมูลองค์กร CSOs คาดว่าจะเก็บข้อมูลได้ประมาณ 200 องค์กร ภายในเดือนหน้า FCEM น่าจะสรุปข้อมูลที่สามารถนำมาใช้ประโยชน์ ต่อการดำเนินกิจกรรมของ CSNM และ CSPP ได้เป็นอย่างดี4. การจัดทำเว็บไซต์โครงการ CSPPหลังจากที่ได้รับทราบกับคุณ Chantheng ว่าจะจัดทำเว็บไซต์โครงการ CSPP จึงได้ประสานงานไปยังศูนย์คอมพิวเตอร์ต่อความเป็นไปได้ใน