วการเขียนหนังสือเชิญประชุมและระเบีย

วการเขียนหนังสือเชิญประชุมและระเบียบวาระการประชุม


1. การเขียนหนังสือเชิญประชุม
สิ่งสำคัญที่จะต้องดำเนินการก่อนจัดทำหนังสือเชิญประชุม คือ การกำหนดวันประชุมและระเบียบวาระการประชุม โดยหารือกับประธาน และตรวจสอบว่าผู้ที่จะเชิญประชุมว่างหรือไม่ หลังจากนั้นก็เตรียมการจองสถานที่ให้เรียบร้อย แล้วจึงดำเนินการร่างหนังสือเชิญประชุม
รูปแบบของหนังสือเชิญประชุม โดยทั่วไปหนังสือเชิญประชุมมีรูปแบบเช่นเดียวกับหนังสือติดต่อราชการซึ่งประกอบด้วย ส่วนต้น ส่วนเนื้อเรื่อง และส่วนท้าย
โครงสร้างของหนังสือเชิญประชุมประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังนี้ ที่ (ในกรณีที่เป็นส่วนราชการหรือเอกชนบางแห่ง) วัน เดือน ปี เรื่อง คำขึ้นต้น อ้างถึง (ถ้ามี) สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) เนื้อเรื่อง คำลงท้าย และลายมือชื่อพร้อมตำแหน่งของผู้ส่งหนังสือเชิญประชุม ซึ่งมักจะเป็นเลขานุการ
ส่วนหนังสือเชิญประชุมภายในจะมีโครงสร้างเหมือนกันแต่ไม่ต้องมีคำลงท้าย“ขอแสดงความนับถือ” มีเฉพาะลายมือชื่อและตำแหน่งของเลขานุการเท่านั้น


หลักการเขียนหนังสือเชิญประชุม
1.2.1 ส่วนต้น ประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังนี้
- เรื่อง โดยทั่วไปมักใช้ว่า “ขอเชิญประชุม” หรือระบุให้ชัดเจนว่าเป็นการประชุมประเภทใด เช่น ขอเชิญประชุมใหญ่สามัญผู้ถือหุ้น ประจำปี 2545 ขอเชิญประชุมคณะกรรมการบริหาร ขอเชิญประชุมวิสามัญประจำปี 2545 ในวงการธุรกิจอาจมีรูปแบบแตกต่างกันออกไปบ้าง เช่น เขียน “เรื่อง” อยู่ตรงกลาง หลังคำขึ้นต้น (ดูตัวอย่างหนังสือเชิญประชุมภายใน)
- คำขึ้นต้น ขึ้นอยู่กับผู้รับหนังสือ ถ้าเป็นบุคคลทั่วไปใช้ว่า “เรียน...” ต่อท้ายด้วยชื่อบุคคลหรือถ้าเป็นหนังสือที่ส่งถึงคนจำนวนมาก อาจใช้คำขึ้นต้นที่มีความหมายรวม ไม่จำเป็นต้องระบุชื่อเฉพาะ เช่น เรียนท่านผู้ถือหุ้น
- อ้างถึง อาจมีหรือไม่มีก็ได้ โดยทั่วไปมักอ้างถึงเฉพาะจดหมายฉบับก่อน แต่ถ้ามีเรื่องอื่นที่จำเป็นต้องนำมาพิจารณาด้วย จึงอ้างถึงหนังสืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้น ๆ
- สิ่งที่ส่งมาด้วย อาจมีหรือไม่มีก็ได้ โดยปกติมักเป็นระเบียบวาระการประชุม รายงานการประชุมครั้งก่อน หรือเอกสารประกอบการประชุม ถ้ามีเอกสารมากกว่าหนึ่งรายการจะต้องใส่หมายเลขกำกับทุกรายการ
1.2.2 ส่วนเนื้อเรื่อง ควรตรวจสอบข้อมูลในเนื้อหาว่าครอบคลุมประเด็นต่อไปนี้

ใคร - ผู้เรียกประชุม
อะไร - ชื่อของการประชุม
เมื่ิอไหร่ - กำหนดวัน-เวลา
ที่ไหน - สถานที่
เหตุใด - จุดประสงค์
โดยทั่วไป เนื้อเรื่องของหนังสือเชิญประชุม มีลักษณะดังนี้
- ขึ้นต้นด้วยคำว่า “ด้วย” และระบุชื่อผู้เรียกประชุม เช่น ด้วยบริษัท........ จำกัด ได้กำหนดให้มีการประชุม.......... ด้วยคณะกรรมการบริษัท มีมติให้เรียกประชุมใหญ่สามัญผู้ถือหุ้น หรืออาจละไว้ โดยระบุเฉพาะชื่อของการประชุม เช่น ด้วยจะมีการประชุมใหญ่สามัญผู้ถือหุ้นของบริษัท ครั้งที่ 1/2545
- กำหนดวันประชุม ต้องระบุวันให้ชัดเจนด้วยนอกเหนือจากวันที่ เดือน และพ.ศ. เช่น วันพฤหัสบดีที่ 30 พฤษภาคม 2545 เพื่อป้องกันความผิดพลาด

- เวลาประชุม นิยมใช้ภาษาเป็นทางการ เช่น 9.00 น. 13.30 น.
- สถานที่ประชุม ใช้คำว่า “ณ” ตามด้วยสถานที่ ข้อมูลที่ให้จะละเอียดเพียงใดขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของผู้จัดทำ เช่น ณ ห้องประชุม สำนักงานบริษัท เลขที่ 32/12 ซอยอารีย์ 2 ถนนพหลโยธิน แขวงสามเสนใน เขตพญาไท กรุงเทพมหานคร แต่ถ้าเป็นสถานที่ที่ผู้เข้าประชุมทราบกันดีอยู่แล้ว อาจระบุสั้น ๆ เช่น ณ ห้องประชุมของสมาคม อย่างไรก็ดี ควรระบุวัน เวลา และสถานที่ประชุมให้ชัดเจนที่สุด เพื่อไม่ให้เกิดข้อสงสัยใด ๆ
ย่อหน้าสุดท้ายของหนังสือเชิญประชุมจะเป็นจุดประสงค์ของเรื่อง ซึ่งมักขึ้นต้นด้วยคำว่า “จึง” โดยมีสำนวนเฉพาะที่นิยมใช้กันทั่วไป ดังนี้
“จึงเรียนมาเพื่อทราบ และขอเชิญเข้าประชุมตามกำหนดวัน เวลา และสถานที่ดังกล่าว” หรือ
“จึงขอเรียนเชิญท่านเข้าประชุมตามวัน เวลา และสถานที่ดังกล่าว” หรือ
“จึงขอเรียนเชิญท่านโปรดเข้าประชุม ตามวัน เวลา และสถานที่ดังกล่าวข้างต้นโดยพร้อมเพรียงกัน จะขอบคุณยิ่ง” หรือ
“จึงเรียนเชิญมาเพื่อโปรดเข้าประชุมตามกำหนดวัน เวลา และสถานที่ดังกล่าวข้างต้นด้วย จักขอบคุณยิ่ง”
ในกรณีที่ต้องการมอบหมายผู้เข้าประชุมแทน ให้เขียนข้อความเพิ่มเติมในย่อหน้าสุดท้าย ดังนี้
“หากท่านผู้ถือหุ้นประสงค์จะมอบฉันทะให้ผู้อื่นเข้าประชุม และออกเสียงลงคะแนนแทน กรุณากรอกข้อความลงในหนังสือมอบฉันทะที่แนบมาพร้อมนี้ให้ครบถ้วนสมบูรณ์และยื่นต่อประธานในที่ประชุมก่อนเริ่มประชุมด้วย”
ส่วนท้าย ประกอบด้วย
- คำลงท้าย ให้ใช้ตามฐานะของผู้รับหนังสือ ถ้าเป็นบุคคลทั่วไปมักใช้ว่า “ขอแสดงความนับถือ”
- ลายมือชื่อและตำแหน่ง ให้ลงลายมือชื่อของผู้ออกหนังสือ พร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มไว้ในวงเล็บใต้ลายมือชื่อ และลงตำแหน่งของเจ้าของลายมือชื่อด้วย เช่น เลขานุการ กรรมการผู้จัดการ ประธานกรรมการ เป็นต้น
ส่วนเพิ่มเติม หากมีข้อมูลอื่นนอกเหนือจากที่กล่าวมาแล้ว ก็อาจแจ้งให้ทราบเพิ่มเติมได้ในย่อหน้าสุดท้ายหรือตอนท้ายของจดหมาย เช่น ขอให้นำเอกสารประกอบวาระการประชุมครั้งที่...... มาด้วย เป็นต้น อย่างไรก็ตาม ถ้าเป็นการเพิ่มข้อความเป็นหมายเหตุตอนท้าย ควรกระทำเท่าที่จำเป็น เพราะจะดูเหมือนผู้จัดทำไม่รอบคอบ จึงต้องมาเพิ่มข้อความในภายหลัง
ในกรณีที่ต้องการทราบจำนวนผู้เข้าประชุมที่แน่นอนอาจแนบใบตอบรับเข้าประชุมหรือระบุให้แจ้งความจำนงเข้าประชุมภายในเวลาที่กำหนดก็ได้
ในกรณีที่มีการประชุมอยู่เป็นประจำอาจจัดทำเป็นแบบฟอร์มไว้โดยเติมเฉพาะส่วนที่เป็นชื่อผู้เรียกประชุม ชื่อของการประชุม กำหนดวัน เวลา สถานที่ และจุดประสงค์ของการประชุม ทำให้สิ้นเปลืองเวลาในการจัดทำน้อยลงไม่ต้องร่างจดหมายใหม่ทุกครั้งที่มีการประชุม

2. การเขียนระเบียบวาระการประชุม
2.1 รูปแบบของระเบียบวาระการประชุม ระเบียบวาระการประชุม (agenda) อาจแตกต่างกันไปตามจุดมุ่งหมายและข้อตกลงของแต่ละหน่วยงาน รูปแบบที่นิยมใช้กันโดยทั่วไปประกอบด้วย 5 วาระ ซึ่งจัดเรียงตามลำดับก่อนหลัง ดังนี้
2.1.1 เรื่องแจ้งเพื่อทราบ
2.1.2 เรื่องรับรองรายงานการประชุม (ถ้ามี)
2.1.3 เรื่องสืบเนื่อง
2.1.4 เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา
2.1.5 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)

ในแต่ละวาระอาจประกอบด้วยเรื่องย่อย ๆ อีกหลายเรื่อ

ผลลัพธ์ (อังกฤษ) 1:

The written invitation to the meetings and agenda1. the written invitation to the meetings.Important to take action before the preparation of the meeting is to set the meeting date and agenda by the Chairman in consultation with the meeting space? After that it was preparing a book to successfully take shape invitation.The format of the notice of the general meeting, by invitation of the pattern, as well as the Government, which consists of books, contact. The beginning of the story section, and a footer.The structure of the meeting consists of the following parts (in the case of some Government or private) day, month, year, subject, refer to the initials (if any) enclosure (if any), and the story comes with the position of the sender of the invitation, which is often a Secretary.Best invitation within the same structure, but there will be no closing "sincerely." There is only one signature, and the position of the Secretary only.The principle of written meeting invitation1.2.1 the beginning consists of the following sections.- The story typically use the "invite" or specific meeting as a conference such as the invitation to the annual general meeting of shareholders for the year 2545 (2002) invite invite Executive Committee meeting, extraordinary general meeting of the year 2545 (2002) in business might have a different format, "the Middle" After greeting (see, for example, the invitation to the general meeting within the.)- The salutation, depending on the recipient's book. If people use "dear ..." by a person's name, or if this is a book that many people may use the initials that are included do not need to specify a unique name, for example, dear shareholders,- Refers to whether or not there might be. Typically refers to a specific letter first. But if there are other matters that need to be taken into consideration with reference to other books related to the subject.- Enclosure may be with or without it. Usually a meeting agenda Minutes of the previous meeting, or literature. If there is more than one entry must be entered below all items.The story section 1.2.2 should review the information in the content that covers the following issues.Who-meetingNothing-the name of the meeting.When-the-time.Where-Why-the purposeIn General, the subject of the invitation to the meeting.- Beginning with the word "with", and specify the name of the meeting, such as a limited company with ........ a .......... By resolution of the Board of Directors to call a general shareholders ' meeting or may be omitted by specifying only the name of the Conference, such as through the annual general meeting of shareholders of the company, 1/2545 (2002)- Determining the date of meeting. Date must be specified clearly by the month, and since like Thursday, May 30, 2002, to prevent mistakes.- Popular languages meeting time is 9.00 pm 13.30 pm..- The meeting place Use of the word "at" followed by the location. The information, which is information only, depending on the discretion of the Office of the company at the meeting., no. 32/12 SOI ARI phahonyothin road, samsennai, Phayathai, Bangkok, where participants are known and may be identified by, for example, at the meeting of the Association of short. However, it should specify the date, time and place of the meeting, the most for any questions,The last paragraph of the notice of the meeting will be the purpose of the story, which often begins with the word "so" is a specific case and in General. Is as follows:"Therefore, learn to know and ask for a meeting invitation, based on the date, time and place thereof. "Ask your meeting invitation, based on the date, time and place thereof. "He's invited visit meeting date, time and place as mentioned above by unison, the more grateful""So students come to visit the meeting date, time, and location above by know thank you even more."If the delegation participants instead. To write a message in the last paragraph. Is as follows:"If the shareholder wishes to appoint others to meetings and voting instead. Please fill in the attached proxy form with complete and submit this to the President in the meeting before the start of the meeting. "The footer contains the- Closing the position of recipients of the book. If people commonly use "sincerely."- Signature of a signed and issued with a type name in parenthesis below the signature, and the signature of the owner of the location, such as a Secretary to the President. Chairman of the Board of Directors Etc.An additional section. If there is other information in addition to that, you may notice more in last paragraph or the end of the letter, for example, ask them to bring documentation for agenda time ...... it comes with, etc. However, if it is to add text as a note at the end should be done sparingly, because it seems to me not very discreet so need to add text later.If you want to know the exact number of participants may be attached to the reply or ask specific objectives within a given time.In the case of regularly meeting might produce a specific form by filling the name of meeting. The name of the meeting date, time, place and purpose of the Convention makes it time-consuming to prepare a new draft of the letter does not want less and less each time there is a meeting.2. the written agenda2.1 format of the agenda Agenda (agenda) may vary according to the aim and the agreement of each of the agencies. The format that is commonly used is composed of 5 agenda, which is sorted by priority, as follows:2.1.1 subject notification2.1.2 subject meeting (if there is one certificate.)2.1.3 sequel story.2.1.4 proposed to consider the matter.2.1.5 other matters (if any)In each rotation may consist of several smaller boat story.

ผลลัพธ์ (อังกฤษ) 2:

The written notice of the meeting and the agenda 1. The written notice of the meeting is important to be taken before a letter of invitation to the meeting date and agenda. In consultation with the President And be sure that the invitation to availability. After booking a place prepared completely. Then perform the Notice of Meeting form of the notice. General Meeting Notice is formed like a book, which contains the official beginning of the story. And the end of the notice of the meeting consisted of the following as ( in the case of government or some private ) Date of the preamble cited ( if any ) is attached with ( if any ) featuring the word. and ending with the signature of the person sending the notice. This is usually the secretary of the notice of meeting will be structured the same, but without an ending " sincerely " with the signature of the secretary and the only principle written notice of the meeting 1.2.1 beginning. It consists of the following: - a. Generally use the " Invitation " or state clearly that any kind, such as meeting invites Annual General Meeting of Shareholders. Year 2545 Invitation to the Executive Committee. Invitation to the Annual General Meeting in 2545 in the business model may be different from what authors such as " subject " in the middle. After the prologue ( see sample invitation letter inside ) - salutation. Based on recipients The guests used the " Dear ... " followed by the person's name or a letter sent to many people. It may take up to a significant sum. No need to specify a unique name such as To the shareholders - referring to. May not exist Generally refers specifically letter before. But if there are issues that need to be considered. Refer to other books related to the subject. Other - Enclosure with. May not exist Typically the agenda. Minutes before Or meeting documents If more documents are required to enter all the numbers 1.2.2 of the story. This should be content that covers the following points: one - the meeting is - the name of the conference Em - the day - time travel - the why - they generally. Passage of Meeting Notice Looks like this - starting with the word " with " and specify the meeting as a company ........ limited. The meeting is scheduled to take .......... by the Board. Resolved to call the Annual General Meeting of Shareholders or omitted by specifying the name of the conference, as with the General Meeting of Shareholders of the Company. No. 1/2545 - Schedule. To date, clearly with the addition of the month and May . Fri . , like Thursday, 30 May 2545 to prevent a crash - at the meeting. Top official language Like 9:00 am . 13:30 pm . - conference. The word " as " followed by the location. The information provided will be just fine at the discretion of the organizers do at the Conference office. No. 32/12 Soi Aree 2 Phahon Yothin Road, Phayathai, Bangkok. It is a place where the participants are already known to be identified, briefly, at the meeting of the association, however, should specify the date, time and place of the meeting as clearly as possible. To avoid any doubt. The last paragraph of the notice of meeting will be the purpose of the story. This usually begins with the word " so " is a phrase commonly used locally. As follows: " I would like to know. And invites the meeting on the date, time and place of such " or " cordially invites you to attend the meeting on the date and at such places " or " cordially invites you to visit the meeting on the date and at the place. above explanation Would appreciate " or " be invited to please attend the meeting on the date, time and place mentioned above. Thank you " in the case of delegation the meeting. To write more in the last paragraph. As follows: " If a shareholder wishes to appoint a proxy to attend the meeting. And vote Please fill in the attached proxy form to complete and submit to the Chairman of the meeting before the meeting " at the end. Contain - postscript According to the recipients of the letter. If the person is generally used as " Sincerely " - the signature and position. The signature of the issuer of the book. The full name in brackets below the signature. And the position of the signatory as Secretary. Chairman of the board Etc. extension If information other than those mentioned above. You may notice more in the last paragraph or end of the letter, as asked to bring documentation for agenda time ...... by adding text, etc. However, if this is the end. Should be done sparingly It seems people do not care. Need to add them later if you want to know how many people attend the course may attach receipts to the meeting or specify the notification to attend the meeting within the time prescribed in the case of a meeting on a regular basis may be made. Form by filling only the name of the caller. Name of the meeting date, time, place and purpose of the meeting. It consumes less time to prepare not to draft a new all 2. The written agenda 2.1 format of the agenda. AGENDA ( Agenda) may vary according to the purpose and terms of each agency. The most common form consists of five rotation. This sort of chronological order. As follows: 2.1.1 Matters to be 2.1.2 To adopt the Minutes ( if any ) 2.1.3 sequel 2.1.4 Proposals for consideration 2.1.5 issues. Any ( if any ) on each item can consist of many smaller spots.

ผลลัพธ์ (อังกฤษ) 3:

Writing a Book meeting agenda and


, 1. Write invitation letter
.Important to be taken before the preparation of invitation letter is to set the meeting and regulation agenda by discussions with the chairman. And check that the invitation to empty or not.Then the draft invitation letter
.The form of invitation letter In general, invitation letter form, as well as contact book government consisting of ส่วนต้น, the story and the end
.The structure of the invitation letter, contain sections as follows: (in the case of a part of การห or some private), day, month, and year. Initial reference (if any) attachments (if any) of the final particles.This is usually the Secretary
.The invitation letter within the same structure but there is no particles ขอแสดงความนับถือ”. " Only the signature and position of secretary only



1.2 principle write invitation letter.1 stem consists of different parts as follows:
.- about the usually used. "Meeting". Or made clear that a meeting of any type, such as the general meeting of shareholders, and invites the years 2545 meeting board of directors Invitation to an extraordinary meeting of 2545.Such as writing "subject" in the middle, after the initial (preview invitation letter within a)
.- introduction, depending on the recipient books. If individuals use that "study..."Followed by name or if the books sent to many people. May use the initial meaning included. No need to mention only as dear shareholders
.- refers to may or may not have generally refer only to the letter. But if something else need to be considered. Therefore refer to other books associated with that other
.- attachment may or may not have an agenda. Usually report meeting last time. Or documentation for the meeting. If there is more than one document items must wear a number every
1.2.2 the story. Check the information in the content that covers the following issues

who - who summon
what is the name of the
when did - date - time
-
- the place where why
.In general, the story of the invitation letter has the characteristics as follows:
- beginning with the word "with" and acknowledge the conference call, such as with the company...? Ltd. the meeting... To...With the resolution to the general meeting of shareholders or may call it, by identifying the specific name of the Convention, such as with a general meeting of shareholder of the company. The 1 / 2545
.- the date of the meeting. To enter the clearly beyond the date, month and year such as Thursday 30 may 2545 to prevent mistakes

- meetings. The official language, such as 9.00. 13.30.
.- meeting place use the word "at", followed by the place. The information provided will detail how at the discretion of the organizer, such as meeting room office company number 32 / 12 SOI ARI 2 expectation. 2.37 in Phaya Thai, Bangkok.May enter such a short at the meeting of the association, however, should enter the date, time and place of the meeting clearly. In order to prevent any doubt
.The last paragraph of the invitation letter will be the purpose of the subject, which often begins with the word "is" the expression that is used widely :
."Learn to know and invite attend the scheduled date, time and place of such" or
“ so will you attend day by day. The time and place of such "or
."So will you please attend the meeting, according to the date, time and place above powered by barnacles, thank you very much" or "will invite
please to attend scheduled days. Time and place above, know thank you more "
.In case you want to assign the delegates instead. To write more in the last paragraph:
.