ผู้รับผิดชอบในการจัดเก็บบันทึกคุณภาพ ต้องทำการตรวจสอบว่าบันทึกนั้น ๆ สามารถอ่านได้เข้าใจง่าย และสามารถนำข้อมูลที่ถูกบันทึกนั้นไปใช้ประโยชน์ได้และตรงกับที่กำหนดไว้ในขั้นตอนการดำเนินงาน, วิธีการปฏิบัติงาน และแผนคุณภาพต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง ก่อนทำการเก็บบันทึกคุณภาพนั้น ๆ