การควบคุมบันทึกจะถูกกำหนดโดยหัวหน้าแผนกหรือหัวหน้าหน่วยงาน กำหนดผู้รับผิดชอบในการรวบรวม กำหนดระยะเวลาในการจัดเก็บให้เหมาะสมและจัดเก็บบันทึกระบบบริหารคุณภาพ การจัดการสิ่งแวดล้อม และการจัดการด้านความรับผิดชอบต่อสังคม แต่ละประเภทของฝ่ายที่ตนรับผิดชอบ กำหนดความเหมาะสมในการจัดเก็บเอกสาร