เมื่อครบกำหนดระยะเวลาในการจัดเก็บและรักษาบันทึกคุณภาพ ดังที่กำหนดไว้ในขั้นตอนการดำเนินงาน, วิธีการปฏิบัติงาน หรือแผนคุณภาพที่เกี่ยวข้อง ผู้รับผิดชอบในการจัดเก็บบันทึกคุณภาพนั้น ๆ ต้องทำการแจ้งผู้จัดการฝ่ายของตนเพื่อของอนุมัติในการทำงายเอกสาร โดยจัดทำเอกสารแบบฟอร์มการขอทำลายบันทึกคุณภาพ (F-QA02-02) และส่งให้ผู้แทนฝ่ายบริหารทำการทบทวนและอนุมัติ