ผู้แทนฝ่ายบริหารด้านสิ่งแวดล้อม และผู้จัดการฝ่าย / แผนก มีหน้าที่ร่วมกันพิจารณาถึงกระบวนการสำหรับการสื่อสารกับบุคคลภายนอก เกี่ยวกับลักษณะปัญหาสิ่งแวดล้อมที่มีนัยสำคัญ ว่าสามารถจะเปิดเผยต่อสาธารณะชนได้หรือไม่ พร้อมทั้งให้บันทึกผลการตัดสินใจขององค์กรไว้อย่างเป็นลายลักษณ์อักษร