การเขียนหนังสือเชิญประชุมและระเบียบ

การเขียนหนังสือเชิญประชุมและระเบียบวาระการประชุม


1. การเขียนหนังสือเชิญประชุม
สิ่งสำคัญที่จะต้องดำเนินการก่อนจัดทำหนังสือเชิญประชุม คือ การกำหนดวันประชุมและระเบียบวาระการประชุม โดยหารือกับประธาน และตรวจสอบว่าผู้ที่จะเชิญประชุมว่างหรือไม่ หลังจากนั้นก็เตรียมการจองสถานที่ให้เรียบร้อย แล้วจึงดำเนินการร่างหนังสือเชิญประชุม
รูปแบบของหนังสือเชิญประชุม โดยทั่วไปหนังสือเชิญประชุมมีรูปแบบเช่นเดียวกับหนังสือติดต่อราชการซึ่งประกอบด้วย ส่วนต้น ส่วนเนื้อเรื่อง และส่วนท้าย
โครงสร้างของหนังสือเชิญประชุมประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังนี้ ที่ (ในกรณีที่เป็นส่วนราชการหรือเอกชนบางแห่ง) วัน เดือน ปี เรื่อง คำขึ้นต้น อ้างถึง (ถ้ามี) สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) เนื้อเรื่อง คำลงท้าย และลายมือชื่อพร้อมตำแหน่งของผู้ส่งหนังสือเชิญประชุม ซึ่งมักจะเป็นเลขานุการ
ส่วนหนังสือเชิญประชุมภายในจะมีโครงสร้างเหมือนกันแต่ไม่ต้องมีคำลงท้าย“ขอแสดงความนับถือ” มีเฉพาะลายมือชื่อและตำแหน่งของเลขานุการเท่านั้น


หลักการเขียนหนังสือเชิญประชุม
1.2.1 ส่วนต้น ประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังนี้
- เรื่อง โดยทั่วไปมักใช้ว่า “ขอเชิญประชุม” หรือระบุให้ชัดเจนว่าเป็นการประชุมประเภทใด เช่น ขอเชิญประชุมใหญ่สามัญผู้ถือหุ้น ประจำปี 2545 ขอเชิญประชุมคณะกรรมการบริหาร ขอเชิญประชุมวิสามัญประจำปี 2545 ในวงการธุรกิจอาจมีรูปแบบแตกต่างกันออกไปบ้าง เช่น เขียน “เรื่อง” อยู่ตรงกลาง หลังคำขึ้นต้น (ดูตัวอย่างหนังสือเชิญประชุมภายใน)
- คำขึ้นต้น ขึ้นอยู่กับผู้รับหนังสือ ถ้าเป็นบุคคลทั่วไปใช้ว่า “เรียน...” ต่อท้ายด้วยชื่อบุคคลหรือถ้าเป็นหนังสือที่ส่งถึงคนจำนวนมาก อาจใช้คำขึ้นต้นที่มีความหมายรวม ไม่จำเป็นต้องระบุชื่อเฉพาะ เช่น เรียนท่านผู้ถือหุ้น
- อ้างถึง อาจมีหรือไม่มีก็ได้ โดยทั่วไปมักอ้างถึงเฉพาะจดหมายฉบับก่อน แต่ถ้ามีเรื่องอื่นที่จำเป็นต้องนำมาพิจารณาด้วย จึงอ้างถึงหนังสืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้น ๆ
- สิ่งที่ส่งมาด้วย อาจมีหรือไม่มีก็ได้ โดยปกติมักเป็นระเบียบวาระการประชุม รายงานการประชุมครั้งก่อน หรือเอกสารประกอบการประชุม ถ้ามีเอกสารมากกว่าหนึ่งรายการจะต้องใส่หมายเลขกำกับทุกรายการ
1.2.2 ส่วนเนื้อเรื่อง ควรตรวจสอบข้อมูลในเนื้อหาว่าครอบคลุมประเด็นต่อไปนี้

ใคร - ผู้เรียกประชุม
อะไร - ชื่อของการประชุม
เมื่ิอไหร่ - กำหนดวัน-เวลา
ที่ไหน - สถานที่
เหตุใด - จุดประสงค์
โดยทั่วไป เนื้อเรื่องของหนังสือเชิญประชุม มีลักษณะดังนี้
- ขึ้นต้นด้วยคำว่า “ด้วย” และระบุชื่อผู้เรียกประชุม เช่น ด้วยบริษัท........ จำกัด ได้กำหนดให้มีการประชุม.......... ด้วยคณะกรรมการบริษัท มีมติให้เรียกประชุมใหญ่สามัญผู้ถือหุ้น หรืออาจละไว้ โดยระบุเฉพาะชื่อของการประชุม เช่น ด้วยจะมีการประชุมใหญ่สามัญผู้ถือหุ้นของบริษัท ครั้งที่ 1/2545
- กำหนดวันประชุม ต้องระบุวันให้ชัดเจนด้วยนอกเหนือจากวันที่ เดือน และพ.ศ. เช่น วันพฤหัสบดีที่ 30 พฤษภาคม 2545 เพื่อป้องกันความผิดพลาด

- เวลาประชุม นิยมใช้ภาษาเป็นทางการ เช่น 9.00 น. 13.30 น.
- สถานที่ประชุม ใช้คำว่า “ณ” ตามด้วยสถานที่ ข้อมูลที่ให้จะละเอียดเพียงใดขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของผู้จัดทำ เช่น ณ ห้องประชุม สำนักงานบริษัท เลขที่ 32/12 ซอยอารีย์ 2 ถนนพหลโยธิน แขวงสามเสนใน เขตพญาไท กรุงเทพมหานคร แต่ถ้าเป็นสถานที่ที่ผู้เข้าประชุมทราบกันดีอยู่แล้ว อาจระบุสั้น ๆ เช่น ณ ห้องประชุมของสมาคม อย่างไรก็ดี ควรระบุวัน เวลา และสถานที่ประชุมให้ชัดเจนที่สุด เพื่อไม่ให้เกิดข้อสงสัยใด ๆ
ย่อหน้าสุดท้ายของหนังสือเชิญประชุมจะเป็นจุดประสงค์ของเรื่อง ซึ่งมักขึ้นต้นด้วยคำว่า “จึง” โดยมีสำนวนเฉพาะที่นิยมใช้กันทั่วไป ดังนี้
“จึงเรียนมาเพื่อทราบ และขอเชิญเข้าประชุมตามกำหนดวัน เวลา และสถานที่ดังกล่าว” หรือ
“จึงขอเรียนเชิญท่านเข้าประชุมตามวัน เวลา และสถานที่ดังกล่าว” หรือ
“จึงขอเรียนเชิญท่านโปรดเข้าประชุม ตามวัน เวลา และสถานที่ดังกล่าวข้างต้นโดยพร้อมเพรียงกัน จะขอบคุณยิ่ง” หรือ
“จึงเรียนเชิญมาเพื่อโปรดเข้าประชุมตามกำหนดวัน เวลา และสถานที่ดังกล่าวข้างต้นด้วย จักขอบคุณยิ่ง”
ในกรณีที่ต้องการมอบหมายผู้เข้าประชุมแทน ให้เขียนข้อความเพิ่มเติมในย่อหน้าสุดท้าย ดังนี้
“หากท่านผู้ถือหุ้นประสงค์จะมอบฉันทะให้ผู้อื่นเข้าประชุม และออกเสียงลงคะแนนแทน กรุณากรอกข้อความลงในหนังสือมอบฉันทะที่แนบมาพร้อมนี้ให้ครบถ้วนสมบูรณ์และยื่นต่อประธานในที่ประชุมก่อนเริ่มประชุมด้วย”
ส่วนท้าย ประกอบด้วย
- คำลงท้าย ให้ใช้ตามฐานะของผู้รับหนังสือ ถ้าเป็นบุคคลทั่วไปมักใช้ว่า “ขอแสดงความนับถือ”
- ลายมือชื่อและตำแหน่ง ให้ลงลายมือชื่อของผู้ออกหนังสือ พร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มไว้ในวงเล็บใต้ลายมือชื่อ และลงตำแหน่งของเจ้าของลายมือชื่อด้วย เช่น เลขานุการ กรรมการผู้จัดการ ประธานกรรมการ เป็นต้น
ส่วนเพิ่มเติม หากมีข้อมูลอื่นนอกเหนือจากที่กล่าวมาแล้ว ก็อาจแจ้งให้ทราบเพิ่มเติมได้ในย่อหน้าสุดท้ายหรือตอนท้ายของจดหมาย เช่น ขอให้นำเอกสารประกอบวาระการประชุมครั้งที่...... มาด้วย เป็นต้น อย่างไรก็ตาม ถ้าเป็นการเพิ่มข้อความเป็นหมายเหตุตอนท้าย ควรกระทำเท่าที่จำเป็น เพราะจะดูเหมือนผู้จัดทำไม่รอบคอบ จึงต้องมาเพิ่มข้อความในภายหลัง
ในกรณีที่ต้องการทราบจำนวนผู้เข้าประชุมที่แน่นอนอาจแนบใบตอบรับเข้าประชุมหรือระบุให้แจ้งความจำนงเข้าประชุมภายในเวลาที่กำหนดก็ได้
ในกรณีที่มีการประชุมอยู่เป็นประจำอาจจัดทำเป็นแบบฟอร์มไว้โดยเติมเฉพาะส่วนที่เป็นชื่อผู้เรียกประชุม ชื่อของการประชุม กำหนดวัน เวลา สถานที่ และจุดประสงค์ของการประชุม ทำให้สิ้นเปลืองเวลาในการจัดทำน้อยลงไม่ต้องร่างจดหมายใหม่ทุกครั้งที่มีการประชุม

2. การเขียนระเบียบวาระการประชุม
2.1 รูปแบบของระเบียบวาระการประชุม ระเบียบวาระการประชุม (agenda) อาจแตกต่างกันไปตามจุดมุ่งหมายและข้อตกลงของแต่ละหน่วยงาน รูปแบบที่นิยมใช้กันโดยทั่วไปประกอบด้วย 5 วาระ ซึ่งจัดเรียงตามลำดับก่อนหลัง ดังนี้
2.1.1 เรื่องแจ้งเพื่อทราบ
2.1.2 เรื่องรับรองรายงานการประชุม (ถ้ามี)
2.1.3 เรื่องสืบเนื่อง
2.1.4 เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา
2.1.5 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)

ในแต่ละวาระอาจประกอบด้วยเรื่องย่อย ๆ อีกหลายเรื่อ

ผลลัพธ์ (อังกฤษ) 1:

The written invitation to the meetings and agenda1. the written invitation to the meetings.Important to take action before the preparation of the meeting is to set the meeting date and agenda by the Chairman in consultation with the meeting space? After that it was preparing a book to successfully take shape invitation.The format of the notice of the general meeting, by invitation of the pattern, as well as the Government, which consists of books, contact. The beginning of the story section, and a footer.The structure of the meeting consists of the following parts (in the case of some Government or private) day, month, year, subject, refer to the initials (if any) enclosure (if any), and the story comes with the position of the sender of the invitation, which is often a Secretary.Best invitation within the same structure, but there will be no closing "sincerely." There is only one signature, and the position of the Secretary only.The principle of written meeting invitation1.2.1 the beginning consists of the following sections.Are most commonly used for that meeting "or" specify clearly whether it is a Conference, such as the invitation to the annual general meeting of shareholders the annual general meeting the Executive Committee 2545 invitation invitation to extraordinary general meeting of the year 2545 in business might have a different format, "the Middle" After greeting (see, for example, the invitation to Conference)-The salutation, depending on the recipient's book. If people use "dear ..." by a person's name, or if this is a book that many people may use the initials that are included do not need to specify a unique name, for example, dear shareholders,-Refers to whether or not there might be. Typically refers to a specific letter first. But if there are other matters that need to be taken into consideration with reference to other books related to the subject.-Enclosure might or might not have. Usually a meeting agenda Minutes of the previous meeting, or literature. If there is more than one entry must be entered below all items.2.2 the story section should review the information in the content that covers the following issues.Who-meetingNothing-the name of the meeting.When-the-time.Where-Why-the purposeIn General, the subject of the invitation to the meeting.-Beginning with the word "with", and specify the name of the meeting, such as a limited company with ........ a .......... By resolution of the Board of Directors to call a general shareholders ' meeting or may be omitted by specifying only the name of the Conference, such as through the annual general meeting of shareholders of the company, 1/2545 (2002)-Fixed the date of meeting. Date must be specified clearly by the month, and since like Thursday, May 30 2545 to prevent mistakes.-Conference language is used, for example, 9.00 a.m.-13.30 hrs.-The meeting place Use of the word "at" followed by the location. The information, which is information only, depending on the discretion of the Office of the company at the meeting., no. 32/12 SOI ARI phahonyothin road, samsennai, Phayathai, Bangkok, where participants are known and may be identified by, for example, at the meeting of the Association of short. However, it should specify the date, time and place of the meeting, the most for any questions,The last paragraph of the notice of the meeting will be the purpose of the story, which often begins with the word "so" is a specific case and in General. Is as follows:"Therefore, learn to know and ask for a meeting invitation, based on the date, time and place thereof. "Ask your meeting invitation, based on the date, time and place thereof. "He's invited visit meeting date, time and place as mentioned above by unison, the more grateful""So students come to visit the meeting date, time, and location above by know thank you even more."If the delegation participants instead. To write a message in the last paragraph. Is as follows:"If the shareholder wishes to appoint others to meetings and voting instead. Please fill in the attached proxy form with complete and submit this to the President in the meeting before the start of the meeting. "The footer contains the-Closing the book as a recipient. If people commonly use "sincerely."-Signature of a signed and issued with a type name in parenthesis below the signature, and the signature of the owner of the location, such as a Secretary to the President. Chairman of the Board of Directors Etc.An additional section. If there is other information in addition to that, you may notice more in last paragraph or the end of the letter, for example, ask them to bring documentation for agenda time ...... it comes with, etc. However, if it is to add text as a note at the end should be done sparingly, because it seems to me not very discreet so need to add text later.If you want to know the exact number of participants may be attached to the reply or ask specific objectives within a given time.In the case of regularly meeting might produce a specific form by filling the name of meeting. The name of the meeting date, time, place and purpose of the Convention makes it time-consuming to prepare a new draft of the letter does not want less and less each time there is a meeting.2. write a meeting agenda2.1 format of the agenda Agenda (agenda) may vary according to the aim and the agreement of each of the agencies. The format that is commonly used is composed of 5 agenda which organized by priority, as follows:2.1.1 subject notification2.1.2 subject meeting certification (if applicable).2.1.3 sequel story.2.1.4 proposed to consider the matter.2.1.5 other matters (if any).In each rotation may consist of several smaller boat story.

ผลลัพธ์ (อังกฤษ) 2:

The written notice of the meeting and the agenda first. The written notice of the meeting is important to be taken before notice of the meeting is to prepare the meeting date and agenda. In consultation with the President And be sure that the invitation to the meeting is free. After booking a place prepared completely. And then proceed to the Notice of Meeting form of the notice. Notice of general meeting has the same format as the official book, which includes the early part of the story. And the end of the notice of the meeting consisted of the following (in the case of government or some private) as a preamble referring to (if any) Enclosure (if any) featuring the word. and ending with the signature of the sender of the notice. This is usually the secretary of the notice of the meeting within the same structure, but without an ending "sincerely" with the signature of the secretary and the only principle written notice of the meeting consisted of the following sections 1.2.1. - the most commonly used. "Invitation" or state clearly that any kind, such as meeting invites shareholders Annual General Meeting 2545 Invitation to conference committee. Invitation to the Annual General Meeting in 2545 in the business model may be different from what is written as "subject" in the middle after the prologue. (See sample invitation letter inside) - salutation depending on recipients. If a person uses a "Dear ..." followed by the person's name or a letter sent to many people. It may take up to a significant sum. No need to mention specific names, such as Dear shareholders - referred to may not exist. Generally refers specifically letter before. But if there are other matters that need to be considered. Refer to other books related matters - Attachment with. May not exist Typically the agenda. Minutes before Or meeting documents If there are more documents are required to enter each item numbered 1.2.2. The passage This should be the content that covers the following issues: Who - who called the meeting - what's the name of my Emืei - date - time travel - the why - they generally. Passage of Meeting Notice Looks like this - starting with the word "with" and specify the meeting as a company ........ Ltd. has scheduled a meeting .......... Board of Directors Resolved to call the Annual General Meeting of Shareholders or omitted by specifying only the name of the conference, as with the General Meeting of Shareholders of the Company No. 1/2545 - Schedule. Need a clear day, the month with the addition of BC as Thursday, May 30, 2545 to prevent a crash - used the meeting as an official language 9:00 pm. 13.30. - use the conference. "Na" followed by the location. The information provided will be just fine at the discretion of the organizers do at the meeting room No. 2 32/12 Soi Ari, Phaholyothin Road, Phayathai, Bangkok. It is a place where the participants already know each other well may specify such a short meeting of the association, however, should specify the date, time and place of the meeting as clearly as possible. To avoid any doubt. The last paragraph of the notice of meeting will be the purpose of the story. This usually begins with the word "therefore" the only phrase that is commonly used. As follows: "Please be aware. And invites the meeting on the date, time and place of such "or "cordially invites you to attend the meeting on the date and at the place," or "cordially invites you to visit the meeting on the date and at the place. above by Unison Would appreciate "or "be invited to please attend the meeting as the date, time and place mentioned above. Thank you " in the case of delegation who attended the meeting. To write more in the last paragraph. As follows: "If a shareholder wishes to appoint a proxy to attend the meeting. And vote Please fill out the attached proxy form to complete and submit to the Chairman of the meeting before the meeting " consisting of the end - a postscript to the book as the recipient. If the person is generally used. "Sincerely Yours" - the signature and position. To sign out of the book. The full name in brackets under the signature. And the position of the signatory as Secretary. Chairman of the board Etc. Ons If you have information other than the foregoing. You may notice more in the last paragraph or end of the letter, as asked to bring documentation for agenda time ...... By adding text, etc. However, if a note at the end. Should be done sparingly It seems people do not care. Need to add them later if you want to know how many people attend the course may attach receipts to the meeting or specify the notification to attend the meeting within the time prescribed in the case of a meeting on a regular basis could be made. Form by filling only the name of the caller. Name of the meeting date, time, place and purpose of the Convention. It consumes less time to prepare a new draft does not have a meeting every second. Writing agenda 2.1 The format of the agenda Agenda of the meeting (agenda) may vary according to the purpose and terms of each agency. Popular form common agenda, which consists of five organized by chronological order as follows: 2.1.1 Matters to be 2.1.2. To adopt the Minutes (if any) 2.1.3 sequel 2.1.4. Proposals for consideration 2.1.5 Other issues (if any) on each item can consist of many smaller spots.

ผลลัพธ์ (อังกฤษ) 3:

Writing a Book meeting agenda and


, 1. Write invitation letter
.Important to be taken before the preparation of invitation letter is to set the meeting and regulation agenda by discussions with the chairman. And check that the invitation to empty or not.Then the draft invitation letter
.The form of invitation letter In general, invitation letter form, as well as contact book government consisting of ส่วนต้น, the story and the end
.The structure of the invitation letter, contain sections as follows: (in the case of a part of การห or some private), day, month, and year. Initial reference (if any) attachments (if any) of the final particles.This is usually the Secretary
.The invitation letter within the same structure but there is no particles ขอแสดงความนับถือ”. " Only the signature and position of secretary only



1.2 principle write invitation letter.1 stem consists of different parts as follows:
.- about the usually used. "Meeting". Or made clear that a meeting of any type, such as the general meeting of shareholders, and invites the years 2545 meeting board of directors Invitation to an extraordinary meeting of 2545.Such as writing "subject" in the middle, after the initial (preview invitation letter within a)
.- introduction, depending on the recipient books. If individuals use that "study...