การเขียนหนังสือเชิญประชุมและระเบียบ

การเขียนหนังสือเชิญประชุมและระเบียบวาระการประชุม


1. การเขียนหนังสือเชิญประชุม
สิ่งสำคัญที่จะต้องดำเนินการก่อนจัดทำหนังสือเชิญประชุม คือ การกำหนดวันประชุมและระเบียบวาระการประชุม โดยหารือกับประธาน และตรวจสอบว่าผู้ที่จะเชิญประชุมว่างหรือไม่ หลังจากนั้นก็เตรียมการจองสถานที่ให้เรียบร้อย แล้วจึงดำเนินการร่างหนังสือเชิญประชุม
รูปแบบของหนังสือเชิญประชุม โดยทั่วไปหนังสือเชิญประชุมมีรูปแบบเช่นเดียวกับหนังสือติดต่อราชการซึ่งประกอบด้วย ส่วนต้น ส่วนเนื้อเรื่อง และส่วนท้าย
โครงสร้างของหนังสือเชิญประชุมประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังนี้ ที่ (ในกรณีที่เป็นส่วนราชการหรือเอกชนบางแห่ง) วัน เดือน ปี เรื่อง คำขึ้นต้น อ้างถึง (ถ้ามี) สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) เนื้อเรื่อง คำลงท้าย และลายมือชื่อพร้อมตำแหน่งของผู้ส่งหนังสือเชิญประชุม ซึ่งมักจะเป็นเลขานุการ
ส่วนหนังสือเชิญประชุมภายในจะมีโครงสร้างเหมือนกันแต่ไม่ต้องมีคำลงท้าย“ขอแสดงความนับถือ” มีเฉพาะลายมือชื่อและตำแหน่งของเลขานุการเท่านั้น


หลักการเขียนหนังสือเชิญประชุม
1.2.1 ส่วนต้น ประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังนี้
- เรื่อง โดยทั่วไปมักใช้ว่า “ขอเชิญประชุม” หรือระบุให้ชัดเจนว่าเป็นการประชุมประเภทใด เช่น ขอเชิญประชุมใหญ่สามัญผู้ถือหุ้น ประจำปี 2545 ขอเชิญประชุมคณะกรรมการบริหาร ขอเชิญประชุมวิสามัญประจำปี 2545 ในวงการธุรกิจอาจมีรูปแบบแตกต่างกันออกไปบ้าง เช่น เขียน “เรื่อง” อยู่ตรงกลาง หลังคำขึ้นต้น (ดูตัวอย่างหนังสือเชิญประชุมภายใน)
- คำขึ้นต้น ขึ้นอยู่กับผู้รับหนังสือ ถ้าเป็นบุคคลทั่วไปใช้ว่า “เรียน...” ต่อท้ายด้วยชื่อบุคคลหรือถ้าเป็นหนังสือที่ส่งถึงคนจำนวนมาก อาจใช้คำขึ้นต้นที่มีความหมายรวม ไม่จำเป็นต้องระบุชื่อเฉพาะ เช่น เรียนท่านผู้ถือหุ้น
- อ้างถึง อาจมีหรือไม่มีก็ได้ โดยทั่วไปมักอ้างถึงเฉพาะจดหมายฉบับก่อน แต่ถ้ามีเรื่องอื่นที่จำเป็นต้องนำมาพิจารณาด้วย จึงอ้างถึงหนังสืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้น ๆ
- สิ่งที่ส่งมาด้วย อาจมีหรือไม่มีก็ได้ โดยปกติมักเป็นระเบียบวาระการประชุม รายงานการประชุมครั้งก่อน หรือเอกสารประกอบการประชุม ถ้ามีเอกสารมากกว่าหนึ่งรายการจะต้องใส่หมายเลขกำกับทุกรายการ
1.2.2 ส่วนเนื้อเรื่อง ควรตรวจสอบข้อมูลในเนื้อหาว่าครอบคลุมประเด็นต่อไปนี้

ใคร - ผู้เรียกประชุม
อะไร - ชื่อของการประชุม
เมื่ิอไหร่ - กำหนดวัน-เวลา
ที่ไหน - สถานที่
เหตุใด - จุดประสงค์
โดยทั่วไป เนื้อเรื่องของหนังสือเชิญประชุม มีลักษณะดังนี้
- ขึ้นต้นด้วยคำว่า “ด้วย” และระบุชื่อผู้เรียกประชุม เช่น ด้วยบริษัท........ จำกัด ได้กำหนดให้มีการประชุม.......... ด้วยคณะกรรมการบริษัท มีมติให้เรียกประชุมใหญ่สามัญผู้ถือหุ้น หรืออาจละไว้ โดยระบุเฉพาะชื่อของการประชุม เช่น ด้วยจะมีการประชุมใหญ่สามัญผู้ถือหุ้นของบริษัท ครั้งที่ 1/2545
- กำหนดวันประชุม ต้องระบุวันให้ชัดเจนด้วยนอกเหนือจากวันที่ เดือน และพ.ศ. เช่น วันพฤหัสบดีที่ 30 พฤษภาคม 2545 เพื่อป้องกันความผิดพลาด

- เวลาประชุม นิยมใช้ภาษาเป็นทางการ เช่น 9.00 น. 13.30 น.
- สถานที่ประชุม ใช้คำว่า “ณ” ตามด้วยสถานที่ ข้อมูลที่ให้จะละเอียดเพียงใดขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของผู้จัดทำ เช่น ณ ห้องประชุม สำนักงานบริษัท เลขที่ 32/12 ซอยอารีย์ 2 ถนนพหลโยธิน แขวงสามเสนใน เขตพญาไท กรุงเทพมหานคร แต่ถ้าเป็นสถานที่ที่ผู้เข้าประชุมทราบกันดีอยู่แล้ว อาจระบุสั้น ๆ เช่น ณ ห้องประชุมของสมาคม อย่างไรก็ดี ควรระบุวัน เวลา และสถานที่ประชุมให้ชัดเจนที่สุด เพื่อไม่ให้เกิดข้อสงสัยใด ๆ
ย่อหน้าสุดท้ายของหนังสือเชิญประชุมจะเป็นจุดประสงค์ของเรื่อง ซึ่งมักขึ้นต้นด้วยคำว่า “จึง” โดยมีสำนวนเฉพาะที่นิยมใช้กันทั่วไป ดังนี้
“จึงเรียนมาเพื่อทราบ และขอเชิญเข้าประชุมตามกำหนดวัน เวลา และสถานที่ดังกล่าว” หรือ
“จึงขอเรียนเชิญท่านเข้าประชุมตามวัน เวลา และสถานที่ดังกล่าว” หรือ
“จึงขอเรียนเชิญท่านโปรดเข้าประชุม ตามวัน เวลา และสถานที่ดังกล่าวข้างต้นโดยพร้อมเพรียงกัน จะขอบคุณยิ่ง” หรือ
“จึงเรียนเชิญมาเพื่อโปรดเข้าประชุมตามกำหนดวัน เวลา และสถานที่ดังกล่าวข้างต้นด้วย จักขอบคุณยิ่ง”
ในกรณีที่ต้องการมอบหมายผู้เข้าประชุมแทน ให้เขียนข้อความเพิ่มเติมในย่อหน้าสุดท้าย ดังนี้
“หากท่านผู้ถือหุ้นประสงค์จะมอบฉันทะให้ผู้อื่นเข้าประชุม และออกเสียงลงคะแนนแทน กรุณากรอกข้อความลงในหนังสือมอบฉันทะที่แนบมาพร้อมนี้ให้ครบถ้วนสมบูรณ์และยื่นต่อประธานในที่ประชุมก่อนเริ่มประชุมด้วย”
ส่วนท้าย ประกอบด้วย
- คำลงท้าย ให้ใช้ตามฐานะของผู้รับหนังสือ ถ้าเป็นบุคคลทั่วไปมักใช้ว่า “ขอแสดงความนับถือ”
- ลายมือชื่อและตำแหน่ง ให้ลงลายมือชื่อของผู้ออกหนังสือ พร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มไว้ในวงเล็บใต้ลายมือชื่อ และลงตำแหน่งของเจ้าของลายมือชื่อด้วย เช่น เลขานุการ กรรมการผู้จัดการ ประธานกรรมการ เป็นต้น
ส่วนเพิ่มเติม หากมีข้อมูลอื่นนอกเหนือจากที่กล่าวมาแล้ว ก็อาจแจ้งให้ทราบเพิ่มเติมได้ในย่อหน้าสุดท้ายหรือตอนท้ายของจดหมาย เช่น ขอให้นำเอกสารประกอบวาระการประชุมครั้งที่...... มาด้วย เป็นต้น อย่างไรก็ตาม ถ้าเป็นการเพิ่มข้อความเป็นหมายเหตุตอนท้าย ควรกระทำเท่าที่จำเป็น เพราะจะดูเหมือนผู้จัดทำไม่รอบคอบ จึงต้องมาเพิ่มข้อความในภายหลัง
ในกรณีที่ต้องการทราบจำนวนผู้เข้าประชุมที่แน่นอนอาจแนบใบตอบรับเข้าประชุมหรือระบุให้แจ้งความจำนงเข้าประชุมภายในเวลาที่กำหนดก็ได้
ในกรณีที่มีการประชุมอยู่เป็นประจำอาจจัดทำเป็นแบบฟอร์มไว้โดยเติมเฉพาะส่วนที่เป็นชื่อผู้เรียกประชุม ชื่อของการประชุม กำหนดวัน เวลา สถานที่ และจุดประสงค์ของการประชุม ทำให้สิ้นเปลืองเวลาในการจัดทำน้อยลงไม่ต้องร่างจดหมายใหม่ทุกครั้งที่มีการประชุม

2. การเขียนระเบียบวาระการประชุม
2.1 รูปแบบของระเบียบวาระการประชุม ระเบียบวาระการประชุม (agenda) อาจแตกต่างกันไปตามจุดมุ่งหมายและข้อตกลงของแต่ละหน่วยงาน รูปแบบที่นิยมใช้กันโดยทั่วไปประกอบด้วย 5 วาระ ซึ่งจัดเรียงตามลำดับก่อนหลัง ดังนี้
2.1.1 เรื่องแจ้งเพื่อทราบ
2.1.2 เรื่องรับรองรายงานการประชุม (ถ้ามี)
2.1.3 เรื่องสืบเนื่อง
2.1.4 เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา
2.1.5 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)

ในแต่ละวาระอาจประกอบด้วยเรื่องย่อย ๆ อีกหลายเรื่อ

ผลลัพธ์ (อังกฤษ) 1:

The written invitation to the meetings and agenda1. the written invitation to the meetings.Important to take action before the preparation of the meeting is to set the meeting date and agenda by the Chairman in consultation with the meeting space? After that it was preparing a book to successfully take shape invitation.The format of the notice of the general meeting, by invitation of the pattern, as well as the Government, which consists of books, contact. The beginning of the story section, and a footer.The structure of the meeting consists of the following parts (in the case of some Government or private) day, month, year, subject, refer to the initials (if any) enclosure (if any), and the story comes with the position of the sender of the invitation, which is often a Secretary.Best invitation within the same structure, but there will be no closing "sincerely." There is only one signature, and the position of the Secretary only.The principle of written meeting invitation1.2.1 the beginning consists of the following sections.Are most commonly used for that meeting "or" specify clearly whether it is a Conference, such as the invitation to the annual general meeting of shareholders for the year 2545 (2002) invite invite Executive Committee meeting, extraordinary general meeting of the year 2545 (2002) in business might have a different format, "the Middle" After greeting (see, for example, the invitation to Conference)-The salutation, depending on the recipient's book. If people use "dear ..." by a person's name, or if this is a book that many people may use the initials that are included do not need to specify a unique name, for example, dear shareholders,- อ้างถึง อาจมีหรือไม่มีก็ได้ โดยทั่วไปมักอ้างถึงเฉพาะจดหมายฉบับก่อน แต่ถ้ามีเรื่องอื่นที่จำเป็นต้องนำมาพิจารณาด้วย จึงอ้างถึงหนังสืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้น ๆ- สิ่งที่ส่งมาด้วย อาจมีหรือไม่มีก็ได้ โดยปกติมักเป็นระเบียบวาระการประชุม รายงานการประชุมครั้งก่อน หรือเอกสารประกอบการประชุม ถ้ามีเอกสารมากกว่าหนึ่งรายการจะต้องใส่หมายเลขกำกับทุกรายการ1.2.2 ส่วนเนื้อเรื่อง ควรตรวจสอบข้อมูลในเนื้อหาว่าครอบคลุมประเด็นต่อไปนี้ใคร - ผู้เรียกประชุมอะไร - ชื่อของการประชุมเมื่ิอไหร่ - กำหนดวัน-เวลาที่ไหน - สถานที่เหตุใด - จุดประสงค์โดยทั่วไป เนื้อเรื่องของหนังสือเชิญประชุม มีลักษณะดังนี้- ขึ้นต้นด้วยคำว่า “ด้วย” และระบุชื่อผู้เรียกประชุม เช่น ด้วยบริษัท........ จำกัด ได้กำหนดให้มีการประชุม.......... ด้วยคณะกรรมการบริษัท มีมติให้เรียกประชุมใหญ่สามัญผู้ถือหุ้น หรืออาจละไว้ โดยระบุเฉพาะชื่อของการประชุม เช่น ด้วยจะมีการประชุมใหญ่สามัญผู้ถือหุ้นของบริษัท ครั้งที่ 1/2545- กำหนดวันประชุม ต้องระบุวันให้ชัดเจนด้วยนอกเหนือจากวันที่ เดือน และพ.ศ. เช่น วันพฤหัสบดีที่ 30 พฤษภาคม 2545 เพื่อป้องกันความผิดพลาด- เวลาประชุม นิยมใช้ภาษาเป็นทางการ เช่น 9.00 น. 13.30 น.- สถานที่ประชุม ใช้คำว่า “ณ” ตามด้วยสถานที่ ข้อมูลที่ให้จะละเอียดเพียงใดขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของผู้จัดทำ เช่น ณ ห้องประชุม สำนักงานบริษัท เลขที่ 32/12 ซอยอารีย์ 2 ถนนพหลโยธิน แขวงสามเสนใน เขตพญาไท กรุงเทพมหานคร แต่ถ้าเป็นสถานที่ที่ผู้เข้าประชุมทราบกันดีอยู่แล้ว อาจระบุสั้น ๆ เช่น ณ ห้องประชุมของสมาคม อย่างไรก็ดี ควรระบุวัน เวลา และสถานที่ประชุมให้ชัดเจนที่สุด เพื่อไม่ให้เกิดข้อสงสัยใด ๆ
ย่อหน้าสุดท้ายของหนังสือเชิญประชุมจะเป็นจุดประสงค์ของเรื่อง ซึ่งมักขึ้นต้นด้วยคำว่า “จึง” โดยมีสำนวนเฉพาะที่นิยมใช้กันทั่วไป ดังนี้
“จึงเรียนมาเพื่อทราบ และขอเชิญเข้าประชุมตามกำหนดวัน เวลา และสถานที่ดังกล่าว” หรือ
“จึงขอเรียนเชิญท่านเข้าประชุมตามวัน เวลา และสถานที่ดังกล่าว” หรือ
“จึงขอเรียนเชิญท่านโปรดเข้าประชุม ตามวัน เวลา และสถานที่ดังกล่าวข้างต้นโดยพร้อมเพรียงกัน จะขอบคุณยิ่ง” หรือ
“จึงเรียนเชิญมาเพื่อโปรดเข้าประชุมตามกำหนดวัน เวลา และสถานที่ดังกล่าวข้างต้นด้วย จักขอบคุณยิ่ง”
ในกรณีที่ต้องการมอบหมายผู้เข้าประชุมแทน ให้เขียนข้อความเพิ่มเติมในย่อหน้าสุดท้าย ดังนี้
“หากท่านผู้ถือหุ้นประสงค์จะมอบฉันทะให้ผู้อื่นเข้าประชุม และออกเสียงลงคะแนนแทน กรุณากรอกข้อความลงในหนังสือมอบฉันทะที่แนบมาพร้อมนี้ให้ครบถ้วนสมบูรณ์และยื่นต่อประธานในที่ประชุมก่อนเริ่มประชุมด้วย”
ส่วนท้าย ประกอบด้วย
- คำลงท้าย ให้ใช้ตามฐานะของผู้รับหนังสือ ถ้าเป็นบุคคลทั่วไปมักใช้ว่า “ขอแสดงความนับถือ”
- ลายมือชื่อและตำแหน่ง ให้ลงลายมือชื่อของผู้ออกหนังสือ พร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มไว้ในวงเล็บใต้ลายมือชื่อ และลงตำแหน่งของเจ้าของลายมือชื่อด้วย เช่น เลขานุการ กรรมการผู้จัดการ ประธานกรรมการ เป็นต้น
ส่วนเพิ่มเติม หากมีข้อมูลอื่นนอกเหนือจากที่กล่าวมาแล้ว ก็อาจแจ้งให้ทราบเพิ่มเติมได้ในย่อหน้าสุดท้ายหรือตอนท้ายของจดหมาย เช่น ขอให้นำเอกสารประกอบวาระการประชุมครั้งที่...... มาด้วย เป็นต้น อย่างไรก็ตาม ถ้าเป็นการเพิ่มข้อความเป็นหมายเหตุตอนท้าย ควรกระทำเท่าที่จำเป็น เพราะจะดูเหมือนผู้จัดทำไม่รอบคอบ จึงต้องมาเพิ่มข้อความในภายหลัง
ในกรณีที่ต้องการทราบจำนวนผู้เข้าประชุมที่แน่นอนอาจแนบใบตอบรับเข้าประชุมหรือระบุให้แจ้งความจำนงเข้าประชุมภายในเวลาที่กำหนดก็ได้
ในกรณีที่มีการประชุมอยู่เป็นประจำอาจจัดทำเป็นแบบฟอร์มไว้โดยเติมเฉพาะส่วนที่เป็นชื่อผู้เรียกประชุม ชื่อของการประชุม กำหนดวัน เวลา สถานที่ และจุดประสงค์ของการประชุม ทำให้สิ้นเปลืองเวลาในการจัดทำน้อยลงไม่ต้องร่างจดหมายใหม่ทุกครั้งที่มีการประชุม

2. การเขียนระเบียบวาระการประชุม
2.1 รูปแบบของระเบียบวาระการประชุม ระเบียบวาระการประชุม (agenda) อาจแตกต่างกันไปตามจุดมุ่งหมายและข้อตกลงของแต่ละหน่วยงาน รูปแบบที่นิยมใช้กันโดยทั่วไปประกอบด้วย 5 วาระ ซึ่งจัดเรียงตามลำดับก่อนหลัง ดังนี้
2.1.1 เรื่องแจ้งเพื่อทราบ
2.1.2 เรื่องรับรองรายงานการประชุม (ถ้ามี)
2.1.3 เรื่องสืบเนื่อง
2.1.4 เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา
2.1.5 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)

ในแต่ละวาระอาจประกอบด้วยเรื่องย่อย ๆ อีกหลายเรื่อ

ผลลัพธ์ (อังกฤษ) 3:

Writing a Book meeting agenda and


, 1. Write invitation letter
.Important to be taken before the preparation of invitation letter is to set the meeting and regulation agenda by discussions with the chairman. And check that the invitation to empty or not.Then the draft invitation letter
.The form of invitation letter In general, invitation letter form, as well as contact book government consisting of ส่วนต้น, the story and the end
.The structure of the invitation letter, contain sections as follows: (in the case of a part of การห or some private), day, month, and year. Initial reference (if any) attachments (if any) of the final particles.