การเตรียมพร้อมศึกษาวัตถุประสงค์ในกา

การเตรียมพร้อม

ศึกษาวัตถุประสงค์ในการนำเสนอ จะช่วยทำให้เราทราบว่าควรเตรียมเนื้อหาไปในทิศทางไหน นอกจากนี้ ยังช่วยให้เราตัดเนื้อหาที่ไม่เกี่ยวข้อง ซึ่งจะช่วยทำให้การนำเสนอกระชับ ตรงประเด็น ไม่ทำให้ผู้ฟังรู้สึกเสียเวลาและรำคาญ หรือรู้สึกว่าผู้นำเสนอพูดออกนอกประเด็น

การวางกรอบวัตถุประสงค์ เราควรวางแนวทางว่าต้องการให้ผู้ฟังได้รับข้อมูลอะไรและต้องการให้เกิดผลสิ่งใด เช่น หากเรารู้ว่าต้องการนำเสนอเพื่อขอความเห็นชอบจากที่ประชุม เราก็จำต้องเตรียมข้อมูลประเด็นต่าง ๆ ที่ประชุมอาจจะมีข้อสงสัย ผู้นำเสนอจึงต้องเตรียมข้อมูล คำอธิบายในการตอบคำถาม ข้อโต้แย้งทั้งหลายให้รัดกุมจนกระทั่งให้ที่ประชุมพอใจ

อีกทั้งการวางกรอบวัตถุประสงค์เพื่ออะไรยังเป็นตัวชี้วัดด้วยว่าการนำเสนอของเราครั้งนี้ประสบความสำเร็จหรือไม่ หากเราโน้มน้าวให้ที่ประชุมอนุมัติเห็นด้วยก็หมายความว่า การนำเสนอนั้นประสบความสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้
วิเคราะห์เข้าใจผู้ฟัง การนำเสนออย่างมืออาชีพ สิ่งสำคัญอย่างหนึ่งที่ช่วยทำให้เราสามารถเตรียมตัวได้อย่างดีพร้อมนั้นคือ การรู้จักเข้าใจกลุ่มผู้ฟัง หากเราต้องการจะนำเสนอให้กับกลุ่มที่ประชุมใด เราควรวิเคราะห์ผู้ฟัง ตามประเด็น APEKABO ดังต่อไปนี้
Audience กลุ่มผู้ฟัง
Preference thinking แนวความคิด
Expectation ความคาดหวัง
Knowledge ความรู้
Attitude ทัศนคติ
Background ภูมิหลัง
Others อื่น ๆ
Audience กลุ่มผู้ฟังคือใคร มีความเกี่ยวข้องกับสิ่งที่เราพูดในด้านใด เราควรทราบว่าใครคือกลุ่มผู้ฟังของเรา เนื่องจากการนำเสนอสำหรับแต่ละกลุ่มผู้ฟังนั้น ย่อมแตกต่างกันไป หากเราวิเคราะห์ผิด สิ่งที่เตรียมมาทั้งหมดอาจไม่ตรงกับความต้องการของผู้ฟัง ทำให้การนำเสนอล้มเหลวได้ เช่น หากเราต้องนำเสนอกับกลุ่มลูกค้าทั่วไป หรือ กลุ่มเพื่อนร่วมงานวิศวกรด้วยกัน ย่อมมีวิธีการนำเสนอที่แตกต่างกันไป นอกจากนี้ หากเราไปนำเสนอสิ่งที่เขาไม่เกี่ยวข้องด้วย ก็ย่อมทำให้ผู้ฟังไม่สนใจ ทำให้การนำเสนอของเราถูกติติงว่าได้
Preference Thinking แนวความคิดและประสบการณ์ของกลุ่มผู้ฟัง โดยส่วนใหญ่อาชีพของคนเรามักมีอิทธิพลความเคยชินทำให้แนวความคิดหรือวิธีการรับฟังสื่อสารข้อมูลตามแบบฉบับของคนในอาชีพนั้น ๆ ดังที่เคยกล่าวไว้ในเรื่อง Whole Brain (สามารถหาอ่านได้จากฉบับ ……..)
หากเราต้องนำเสนอกับกลุ่มคนส่วนใหญ่ที่ทำงานเกี่ยวกับตัวเลข เช่น นักบัญชี นักวิเคราะห์หุ้น เราก็ควรเตรียมข้อมูลนำเสนอประเภทตัวเลข สถิติ ไว้ ซึ่งจะทำให้กลุ่มผู้ฟังซึ่งคุ้นเคยกับตัวเลขเข้าใจง่าย เหมือนอธิบายด้วยสื่อภาษาวิชาชีพเดียวกัน หากเราต้องไปนำเสนอกลุ่มผู้ฟังที่มาจากแวดวงวิชาชีพที่หลากหลาย ก็ให้พยายามจัดกลุ่มผู้ฟังแยกประเภทหมวดหมู่ใหญ่ ๆ ออกมา เพื่อให้การสื่อสารให้เข้าใจอย่างทั่วถึงและเตรียมเนื้อหาและคำตอบให้เหมาะกับสถานการณ์ โดยเราอาจเน้นกับกลุ่มคนที่มีอิทธิพลและอำนาจเด็ดขาดในที่ประชุมเป็นหลัก
Expectation สอบถามและคาดการณ์ถึงความคาดหวังของกลุ่มผู้ฟัง วิธีการที่เราจะทราบถึงความคาดหวังของกลุ่มผู้ฟัง คือ อาจใช้การสอบถามจากผู้จัดการประชุม หรือคุยกับสมาชิกที่ต้องเข้าร่วมประชุมบางท่านก่อนล่วงหน้า ก็จะเป็นข้อมูลให้เราได้ทราบคร่าว ๆ ถึงความคาดหวังของผู้ฟัง
หากเราทราบถึงความคาดหวังสิ่งที่ผู้ฟังต้องการทราบนั้น จะช่วยให้เราเตรียมเนื้อหาได้ตรงกับความต้องการของกลุ่มผู้ฟัง ส่งผลทำให้การนำเสนอของเราน่าสนใจและประสบผลสำเร็จ ในทางตรงกันข้าม หากเราวิเคราะห์คาดการณ์ผิด ก็จะมีผลให้การนำเสนอของเราไม่ประสบความสำเร็จ
Knowledge ระดับความรู้ ความเข้าใจและประสบการณ์ในเนื้อหาที่นำเสนอของกลุ่มผู้ฟัง การเข้าใจกลุ่มผู้ฟังตรงนี้ช่วยทำให้เราสามารถวางขอบเขตเนื้อหาว่าควรลงลึกหรืออธิบายเพียงแค่ภาพกว้าง ๆ เนื่องจากหากเรานำเสนอกับกลุ่มผู้ฟังที่เป็นผู้เชี่ยวชาญแล้ว เช่น นำเสนอโครงงานเกี่ยวกับกระบวนการขนส่งท่อน้ำมันให้กับวิศวกรกลุ่มโรงงานผลิตน้ำมัน ก็ไม่จำเป็นต้องเสียเวลาอธิบายศัพท์เทคนิคมาก ในทางตรงกันข้าม หากกลุ่มผู้ฟังระดับผู้บริหารท่านอื่น ๆ ที่ไม่เคยเกี่ยวข้องกับการผลิต และไม่มีพื้นฐานความรู้ในเรื่องที่เรานำเสนอนั้นมาก่อน เราควรอธิบายศัพท์และเนื้อหาสำคัญที่ควรรู้เพิ่มเติมขึ้น พร้อมทั้งวิเคราะห์วางแผนด้วยว่า ควรให้ความรู้เกี่ยวกับเนื้อหาที่เราต้องการนำเสนออยู่ในระดับใด
Attitude ทัศนคติและสิ่งที่เขาทราบเกี่ยวกับตัวเรา บางครั้งเราควรทราบว่าผู้ฟังมีทัศนคติในทางใดต่อเรา หากผู้ฟังมีทัศนคติด้านลบ จะได้สามารถเตรียมการตั้งรับหรือหาทางแก้ปัญหาล่วงหน้าก่อน เช่น หากเราต้องนำเสนอกับกลุ่มผู้คัดค้านโครงการ เราจะต้องเตรียมเนื้อหาที่เน้นให้เขาเห็นประโยชน์พร้อมทั้งมาตรการรองรับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นให้กับกลุ่มผู้ฟัง ซึ่งจะช่วยทำให้กลุ่มผู้ฟังเข้าใจเปลี่ยนทัศนคติในทางที่ดีพร้อมทั้งให้ความร่วมมือกับผู้บริหารโครงการ
Background เรื่องราวหรือภูมิหลังที่อาจมีอิทธิพลต่อกลุ่มผู้ฟังอื่น ๆ (หากมี) ควรลองสืบทราบว่ามีเรื่องราวที่เกี่ยวโยงมาก่อนหน้านี้หรือไม่ เคยมีใครนำเสนอหัวข้อเช่นเดียวกับเรามาก่อนหรือไม่ แล้วมีผลตอบรับอย่างไรบ้าง เช่น กรณีเรานำเสนอโครงการลดขั้นตอนการเกิดของเสียให้กับที่ประชุม ลองสอบถามดูว่าเคยมีใครลองเสนอมาแล้วหรือไม่ เสนอแล้วถูกต่อต้านหรือสนับสนุนอย่างไร หากเราทราบข้อมูลคร่าว ๆ ก่อนหน้า ก็จะทำให้เราสามารถป้องกันปัญหาที่จะเกิดแบบเดิมล่วงหน้าได้
Others ข้อมูลบางอย่างอาจมีประโยชน์สำหรับการวิเคราะห์ผู้ฟังเพื่อเตรียมข้อมูลนำเสนอได้รอบด้านมากยิ่งขึ้น โดยเราสามารถสอบถามข้อมูลอื่น ๆ จากผู้จัดการประชุม เช่น
จำนวนผู้ฟัง หากผู้เข้าประชุมมีจำนวนน้อยและพื้นฐานแตกต่างกันไม่มาก ย่อมทำให้ผู้นำเสนอย่อมวิเคราะห์ได้ง่ายและสามารถนำเสนอได้ตรงตามความต้องการของผู้ฟังได้มากกว่าจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมมากที่มีพื้นฐานแตกต่างกัน ดังนั้น ในกรณีต้องนำเสนอในที่ประชุมใหญ่ ๆ เช่น การประชุมใหญ่ประจำปีของบริษัท เราก็อาจวิเคราะห์ผู้ฟังในภาพรวมอย่างกว้าง ๆ
ช่วงเวลาในการนำเสนอในที่ประชุม สอบถามว่าเป็นช่วงเช้าหรือหลังอาหารกลางวัน หากเป็นช่วงเช้า จะเป็นช่วงเวลาดีที่สุด เนื่องจากเป็นช่วงที่ทุกคนยังกระฉับกระเฉงสดชื่นอยู่ หากเป็นช่วงก่อนเที่ยงหรือช่วงบ่ายหลังอาหาร

ผลลัพธ์ (อังกฤษ) 1:

PreparationStudy on the objective to offer to help us know what content should be prepared to go in the right direction? It also allows us to cut the irrelevant content, which will help to direct the issue senokrachap. Do not waste time and to feel annoyed or feels that the presenter to talk out issues.The purpose of assisting the Board should plan how you want to receive information and to what effect, for example, if we know that you want to present to the meeting, we can prepare information that there may be issues of doubt. The presenter, so prepare the data. In response to questions The dispute arose at the meeting, strong until satisfied. Moreover, what's the purpose of assisting the Board as indicators that our presentation was successful or not. If we convince the meeting with approval, it means that it has succeeded, according to the objectives set.Analysis to understand the audience. Professional presentation. One important thing that helps us to prepare properly with it is to know to understand the audience. If we want to present to the Conference any group. We should analyze the audience according to APEKABO points as follows:Audience audienceIdeas thinking PreferenceExpectation expectations.Knowledge, knowledgeAttitude and attitude.Background backgroundsOthers etc.Audience audience who are associated with what we say in any side. We should know who is our audience, because the presentation for each audience is different. If we analyze the errors All things that may not meet the needs of the audience. Make a presentation has failed, for example, if we want to present to the General Group of customers or co-workers Group engineers together with the method of presenting the different. In addition If we are going to offer something that he was not involved with it, not interested in the audience. Make our presentation was the titing.Preference Thinking แนวความคิดและประสบการณ์ของกลุ่มผู้ฟัง โดยส่วนใหญ่อาชีพของคนเรามักมีอิทธิพลความเคยชินทำให้แนวความคิดหรือวิธีการรับฟังสื่อสารข้อมูลตามแบบฉบับของคนในอาชีพนั้น ๆ ดังที่เคยกล่าวไว้ในเรื่อง Whole Brain (สามารถหาอ่านได้จากฉบับ ……..)หากเราต้องนำเสนอกับกลุ่มคนส่วนใหญ่ที่ทำงานเกี่ยวกับตัวเลข เช่น นักบัญชี นักวิเคราะห์หุ้น เราก็ควรเตรียมข้อมูลนำเสนอประเภทตัวเลข สถิติ ไว้ ซึ่งจะทำให้กลุ่มผู้ฟังซึ่งคุ้นเคยกับตัวเลขเข้าใจง่าย เหมือนอธิบายด้วยสื่อภาษาวิชาชีพเดียวกัน หากเราต้องไปนำเสนอกลุ่มผู้ฟังที่มาจากแวดวงวิชาชีพที่หลากหลาย ก็ให้พยายามจัดกลุ่มผู้ฟังแยกประเภทหมวดหมู่ใหญ่ ๆ ออกมา เพื่อให้การสื่อสารให้เข้าใจอย่างทั่วถึงและเตรียมเนื้อหาและคำตอบให้เหมาะกับสถานการณ์ โดยเราอาจเน้นกับกลุ่มคนที่มีอิทธิพลและอำนาจเด็ดขาดในที่ประชุมเป็นหลักExpectation สอบถามและคาดการณ์ถึงความคาดหวังของกลุ่มผู้ฟัง วิธีการที่เราจะทราบถึงความคาดหวังของกลุ่มผู้ฟัง คือ อาจใช้การสอบถามจากผู้จัดการประชุม หรือคุยกับสมาชิกที่ต้องเข้าร่วมประชุมบางท่านก่อนล่วงหน้า ก็จะเป็นข้อมูลให้เราได้ทราบคร่าว ๆ ถึงความคาดหวังของผู้ฟัง
หากเราทราบถึงความคาดหวังสิ่งที่ผู้ฟังต้องการทราบนั้น จะช่วยให้เราเตรียมเนื้อหาได้ตรงกับความต้องการของกลุ่มผู้ฟัง ส่งผลทำให้การนำเสนอของเราน่าสนใจและประสบผลสำเร็จ ในทางตรงกันข้าม หากเราวิเคราะห์คาดการณ์ผิด ก็จะมีผลให้การนำเสนอของเราไม่ประสบความสำเร็จ
Knowledge ระดับความรู้ ความเข้าใจและประสบการณ์ในเนื้อหาที่นำเสนอของกลุ่มผู้ฟัง การเข้าใจกลุ่มผู้ฟังตรงนี้ช่วยทำให้เราสามารถวางขอบเขตเนื้อหาว่าควรลงลึกหรืออธิบายเพียงแค่ภาพกว้าง ๆ เนื่องจากหากเรานำเสนอกับกลุ่มผู้ฟังที่เป็นผู้เชี่ยวชาญแล้ว เช่น นำเสนอโครงงานเกี่ยวกับกระบวนการขนส่งท่อน้ำมันให้กับวิศวกรกลุ่มโรงงานผลิตน้ำมัน ก็ไม่จำเป็นต้องเสียเวลาอธิบายศัพท์เทคนิคมาก ในทางตรงกันข้าม หากกลุ่มผู้ฟังระดับผู้บริหารท่านอื่น ๆ ที่ไม่เคยเกี่ยวข้องกับการผลิต และไม่มีพื้นฐานความรู้ในเรื่องที่เรานำเสนอนั้นมาก่อน เราควรอธิบายศัพท์และเนื้อหาสำคัญที่ควรรู้เพิ่มเติมขึ้น พร้อมทั้งวิเคราะห์วางแผนด้วยว่า ควรให้ความรู้เกี่ยวกับเนื้อหาที่เราต้องการนำเสนออยู่ในระดับใด
Attitude ทัศนคติและสิ่งที่เขาทราบเกี่ยวกับตัวเรา บางครั้งเราควรทราบว่าผู้ฟังมีทัศนคติในทางใดต่อเรา หากผู้ฟังมีทัศนคติด้านลบ จะได้สามารถเตรียมการตั้งรับหรือหาทางแก้ปัญหาล่วงหน้าก่อน เช่น หากเราต้องนำเสนอกับกลุ่มผู้คัดค้านโครงการ เราจะต้องเตรียมเนื้อหาที่เน้นให้เขาเห็นประโยชน์พร้อมทั้งมาตรการรองรับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นให้กับกลุ่มผู้ฟัง ซึ่งจะช่วยทำให้กลุ่มผู้ฟังเข้าใจเปลี่ยนทัศนคติในทางที่ดีพร้อมทั้งให้ความร่วมมือกับผู้บริหารโครงการ
Background เรื่องราวหรือภูมิหลังที่อาจมีอิทธิพลต่อกลุ่มผู้ฟังอื่น ๆ (หากมี) ควรลองสืบทราบว่ามีเรื่องราวที่เกี่ยวโยงมาก่อนหน้านี้หรือไม่ เคยมีใครนำเสนอหัวข้อเช่นเดียวกับเรามาก่อนหรือไม่ แล้วมีผลตอบรับอย่างไรบ้าง เช่น กรณีเรานำเสนอโครงการลดขั้นตอนการเกิดของเสียให้กับที่ประชุม ลองสอบถามดูว่าเคยมีใครลองเสนอมาแล้วหรือไม่ เสนอแล้วถูกต่อต้านหรือสนับสนุนอย่างไร หากเราทราบข้อมูลคร่าว ๆ ก่อนหน้า ก็จะทำให้เราสามารถป้องกันปัญหาที่จะเกิดแบบเดิมล่วงหน้าได้
Others ข้อมูลบางอย่างอาจมีประโยชน์สำหรับการวิเคราะห์ผู้ฟังเพื่อเตรียมข้อมูลนำเสนอได้รอบด้านมากยิ่งขึ้น โดยเราสามารถสอบถามข้อมูลอื่น ๆ จากผู้จัดการประชุม เช่น
จำนวนผู้ฟัง หากผู้เข้าประชุมมีจำนวนน้อยและพื้นฐานแตกต่างกันไม่มาก ย่อมทำให้ผู้นำเสนอย่อมวิเคราะห์ได้ง่ายและสามารถนำเสนอได้ตรงตามความต้องการของผู้ฟังได้มากกว่าจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมมากที่มีพื้นฐานแตกต่างกัน ดังนั้น ในกรณีต้องนำเสนอในที่ประชุมใหญ่ ๆ เช่น การประชุมใหญ่ประจำปีของบริษัท เราก็อาจวิเคราะห์ผู้ฟังในภาพรวมอย่างกว้าง ๆ
ช่วงเวลาในการนำเสนอในที่ประชุม สอบถามว่าเป็นช่วงเช้าหรือหลังอาหารกลางวัน หากเป็นช่วงเช้า จะเป็นช่วงเวลาดีที่สุด เนื่องจากเป็นช่วงที่ทุกคนยังกระฉับกระเฉงสดชื่นอยู่ หากเป็นช่วงก่อนเที่ยงหรือช่วงบ่ายหลังอาหาร

ผลลัพธ์ (อังกฤษ) 2:

The forthcoming study presentation purposes. We know that will help bring content to the direction that also helped us cut irrelevant content. This will make presentations concise, to the point does not make sense to waste time and bother. Or feel that the presenter said the plot to frame the objectives. We should orientation that you want to listen to something and want to get information, for example, if we know what needs to be presented for approval by the Council. We had to provide information on issues at the meeting could be in doubt. Presenters should be prepared Description In response to a question Arguments have to be cautious until the meeting satisfied The framework is also intended to be an indicator that our presentation was successful or not. If we incline to the Meeting agreed that it means. The presentation was so successful that the objectives set analytical savvy audience. Professional presentation One important thing that we can prepare very well with them. Knowing that the audience If we want to present to the group at any meeting. We should analyze the audience on issues APEKABO below Audience. Audience Preference thinking concepts Expectation. Expectations Knowledge Knowledge Attitude Attitude Background Background Others Other Audience audience is. Is relevant to what we say on either side. We should know who our audience is. Since then presented for each audience. Inevitably vary If we analyze the What may not provide all the needs of listeners. Failure to make a presentation as if we have to present to a group of clients or colleagues together engineers. It is a way of presenting different to offer, if we go on with what he does. It would make the audience does not care. It is reprehensible that our presentations have Preference Thinking concept and experience of the audience. Most influential career, people often will not make the concept or how to get communication typical of the profession itself, as had been discussed in the Whole Brain (can be found at issue. ...... ..) if we have to present to a group of people who work with numbers, such as accountants, Equity Analyst. We should also provide information on the types of statistics, which will make the audience familiar with the figures, which are easy to understand. As described with the same language media profession. If we need to offer the audience a variety of professional fields. Let's try to split the audience into major categories to enable communication to thoroughly understand and prepare the content and answers to suit the situation. We can focus on those who have influence and authority at the meeting mainly Expectation. Inquiries and forecasts up to the expectations of the audience. How are we to know the expectations of the audience is likely to inquiries from the meeting. Or talk to members to attend some of you beforehand. It is for us to know roughly up to the expectations of the audience if we know what to expect listeners to know that. It allows us to tailor content to match the needs of the audience. As a result, our presentation interesting and successful. On the other hand If we analyze the predictions wrong It has resulted in the presentation of our successful Knowledge level of knowledge, understanding and experience of the proposed content of the audience. To understand the audience, this allows us to put the scope of content that should be deep or describe a broader picture because if we offer the audience a specialist, such as the project on the transport pipelines to. Engineers with oil production plants You need not waste much time explaining technical terms. On the other hand If the audience of other executives who have never been involved in the production. And have basic knowledge of the subject, we present it before. We should explain terminology and content important to know more and more. The analysis also planned Should be knowledgeable about the content we have to offer at any level Attitude. Attitude and what they know about us. Sometimes we should know who to listen to our attitude in any way. If you have a negative attitude. Will be able to prepare the defense or seek solutions before, if we have to present to a group who opposed the project. We must be prepared to focus on the content they see the benefits, including measures to deal with problems that may arise with the audience. This helps make the audience understand the attitude change for the better and to cooperate with the project management Background. Story or background that might influence other audiences (if any) should try dating stories that are related to earlier or not. Who has presented topics like us before or not. I have some feedback such cases, we presented the project to reduce the waste to the meeting. Ask if they ever try it or not. Then they were opposed or supported, however. If we know sketchy information before it will allow us to prevent the problems that are traditional in advance Others. Some information may be useful for the analysis of the data presented to listeners around even more. We can ask for more information from the meeting. For example, the number of audience If a meeting with a small number of basic and not very different. Would presenters will analyze easily, and can offer up to meet the needs of listeners than the number of attendees that are fundamentally different, so in this case must be presented at a major conference such as the Annual Meeting. The company's year We could analyze a wide audience as a whole. Other presentations at the meeting. Ask whether in the morning or after lunch. If the morning It is best moments Since everyone has a fresh, crisp. If it is the morning or the afternoon after lunch.

ผลลัพธ์ (อังกฤษ) 3:

Preparation

.Study on presentation. That will help us know should prepare the content in the direction where it also allows us to cut the meat to irrelevant. Which will help to make the presentation of concise and to the point.Or feel the presenters talking wander off
.
.Framing purposes. We should put the guidelines that need the receiving data and resulting. If we know anything as to offer เพื่อขอความเห็นชอบ from a meeting. We have to prepare the data issues.The proposed explanation to prepare the data in question. They provide strong arguments until the happy
.
.The frame also is a measure for the purpose for our presentation was successful or not. If we convince the approve agree that