อุปกรณ์ที่จำเป็นต้องใช้อาจมีอยู่แล้

อุปกรณ์ที่จำเป็นต้องใช้อาจมีอยู่แล้วในสำนักงานของคุณ เช่น กล่องกระดาษ แฟ้ม ปากกา กระดาษสี ชั้นวาง รวมไปถึงตู้หรือห้องสำหรับเก็บเอกสารซึ่งคุณจะต้องทำให้มันโล่งเพื่อให้จัดเก็บเอกสารได้ทันทีเมื่อกระบวนการทั้งหมดเสร็จสิ้น ทั้งนี้สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ คุณต้องรวบรวมเอกสารทั้งหมดมาไว้ที่เดียวกัน มิฉะนั้นคุณอาจต้องเสียเวลามาจัดการใหม่อีกใหม่อีกหลายรอบเมื่อพบว่ามีเอกสารหลงเหลืออยู่ตามที่ต่างๆ

ต่อมาคุณต้องแยกเอกสารทั้งหมดเป็นสองประเภทใหญ่ๆ คือ

เอกสารที่ต้องจัดเก็บ อันได้แก่เอกสารสำคัญต่างๆที่มีผลทางกฎหมาย หรือผลประโยชน์ของกิจการ เช่น ใบอนุญาตประกอบธุรกิจ ใบกรมธรรม์ประกันภัย ใบหุ้น โฉนด ใบสัญญาต่างๆ ฯลฯ เอกสารเกี่ยวกับการดำเนินการ เช่น ใบวางบิล ใบส่งสินค้า ใบเสร็จ ใบเสนอราคา ใบกำกับภาษี ฯลฯ และเอกสารข้อมูลต่างๆที่จำเป็น เช่น บัญชีรายรับ- รายจ่าย รายการสินค้า หรือรายงานสถิติต่างๆ
เอกสารที่ไม่ต้องจัดเก็บ คือ เอกสารที่ไม่มีความจำเป็นหรือหมดอายุการใช้งานแล้ว และไม่มีกฎหมายบังคับให้ต้องเก็บ เช่น ใบประกาศต่างๆ จดหมายแจ้งประชุม สถิติข้อมูลเก่าที่ไม่จำเป็นต้องใช้แล้ว สำเนาเอกสารที่ใช้แต่ตัวจริง ฯลฯ
ทั้งนี้เพื่อไม่ให้เอกสารกระจัดกระจาย คุณอาจแยกใส่กล่องขนาดใหญ่สองใบที่เตรียมไว้ก็ได้

คุณควรเริ่มจัดการกับกล่องใบแรกก่อน โดยคุณต้องแยกเอกสารที่ต้องจัดเก็บเป็นสองประเภท คือ เอกสารที่ยังอยู่ระหว่างปฏิบัติงาน อันได้แก่ ใบรายการที่ต้องส่งให้ลูกค้า ใบเสร็จที่ยังไม่ได้ชำระ ใบเสนอราคาที่ยังไม่ผ่านการพิจารณา ฯลฯ และเอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว อย่างเช่น เอกสารที่ผ่านการดำเนินการแล้ว รวมไปถึงเอกสารสำคัญทางกฎหมายและผลประโยชน์ที่กล่าวไปในข้อก่อนหน้าด้วย

หลังจากแบ่งเอกสารเป็นสองประเภทข้างต้นแล้ว คุณก็ต้องจัดหมวดหมู่ของเอกสารเหล่านั้นอีกครั้ง เช่น หมวดการเงิน หมวดการจัดการ หมวดการจำหน่าย ฯลฯ และแยกย่อยลงไปจนเรียกได้ว่าย่อยที่สุด เช่น ในหมวดการเงิน ก็จะมีพวกใบเสร็จต่างๆ

เมื่อแยกเป็นประเภทย่อยที่สุดแล้ว คุณก็ต้องเอาเอกสารเหล่านั้นมาจัดเรียงตามลำดับวันและเวลาอีกครั้งหนึ่งเพื่อให้หาได้ง่ายเมื่อจำเป็นต้องหยิบมันมาใช้ ในกรณีที่ในแต่ละวันมีใบรายการจำนวนมาก คุณอาจจัดเรียงรายการในหนึ่งวันนั้นตามลำดับตัวอักษรจากชื่อองค์กร ผลิตภัณฑ์ ผู้รับ-ส่ง หรือข้อมูลอื่นๆที่ระบุไว้ในเอกสารดังกล่าวเพื่อให้สะดวกในการค้นหาและเป็นระเบียบยิ่งขึ้น

เก็บเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้ไว้ด้านล่างสุดหรือในสุดของตู้ และเก็บเอกสารที่ใช้บ่อยๆไว้ในระดับสายตาที่หยิบมาใช้ได้ง่าย
เป็นอันว่าการแยกเอกสารได้เสร็จสิ้นแล้ว ต่อมาสิ่งที่คุณจำเป็นต้องทำคือนำเอกสารเหล่านั้นใส่แฟ้ม โดยคุณควรแยกให้ชัดเจนว่าแฟ้มไหนใส่เอกสารหมวดอะไร และใส่เฉพาะเอกสารหมวดนั้นๆเพียงอย่างเดียว แต่ทั้งนี้ในหนึ่งแฟ้มไม่ควรจัดเก็บเอกสารมากเกินไปเพราะนอกจากจะทำให้หาข้อมูลได้ยากแล้ว ขนาดที่หนาเกินไปยังส่งผลต่อการจัดเก็บอีกด้วย ดังนั้นในกรณีที่มีเอกสารมากกว่าหนึ่งแฟ้มในหนึ่งหมวด การใช้วิธีแยกหมวดด้วยแฟ้มสีต่างๆยังอาจเป็นอีกทางเลือกที่ดีสำหรับคุณ

ผลลัพธ์ (อังกฤษ) 1:

Devices that need may already exist in your Office such as paper files, pens, colored paper shelves. This is the most important thing is that you need to gather all the documents to the same. Otherwise, you may have to spend many new management coming around when I found that there is a document that remains constant.
You must split the document into two major categories, all is

.Documents that need to store important documents, namely the legal effect or the interests of the business, such as business license a title deed insurance policy, the contract stock, etc. action document such as a Bill. Quotes, orders, invoices and receipts, tax invoice, etc., and any such necessary information, document, account revenue-expenditure item or report the statistics
.Documents that do not need to store the documents that do not need or already expired and there is no law forcing to keep, such as a letter of declaration notice of meeting. Old data that statistics are not required. Etc
This is so that no documents found, you may be able to put two large boxes prepared it.

.You should also start dealing with the box, you must first extract the document must be stored as two categories of documents that are still operational including an entry that you want to send to the customer a receipt that has not yet been paid. Etc., and documents that have finished the task, for example, the document through the action, including legal documents and benefits that go to the previous message with
.
After a break of two categories above, you will need to provide those documents, categories, such as the financial sector again, category management and supplier module Digest down to the most known variants, such as in the financial sector.
When split into subcategories as possible, you must remove those documents come to be sorted in date and time once again to find out easily when you need to grab it from. In the case that each day there are a large number of items. Product recipients-send or any other information that is specified in the document, so easy to find, and more organized
.
Rare documents collection below, or at the end of cabinets and store documents that are used frequently in the eye level at a handful of easy-to-use
.As that document is completed. Subsequently, what you need to do is bring those documents include files you should extract the document files, which makes it clear that what the category entered. And enter the category for documents alone. The size that is too thick will also affect the storage as well. Therefore, in cases where there is more than one file in a single category. Using separate categories with different colors may also be a good alternative for you
.

ผลลัพธ์ (อังกฤษ) 3:

.Equipment which need may exist in your office, such as paper box, paper file, pen rackThe most important thing is You must collect all the documents to the same place. Otherwise you may lose time to handle again again several times when it was found that a document left various อยู่ตามที่
.
later you must separate all the documents into two types, namely

.Documents to be stored. The various important documents with legal effect, or the interests of the parties, such as business license contains leaves insurance policies, share certificates, title deed. The paper, etc. the documents about the operation, such as invoice.Invoice receipt, quotations, etc., and the document information needed, such as บัญชีรายรับ- expenditure item, or report the statistics
.Documents not to store is a document that no need or the end of life. And there is no law to collect, such as leaves notices. Notice meeting old statistical information to use.Etc
.In order to prevent documents scattered. You may separate the box with two large prepared it

.You should start dealing with the first box. You must separate the documents to be stored as two types is a document that is between the performance, including the items to be sent to the customer. The receipt is not settled.Etc and the documents work finished, such as documents, through undertaking. The important documents and legal benefits mentioned in an earlier with
.
.After breaking the document into two types above. You just need to classification of those documents again, such as financial category category management. หมวดการ distribution, etc., and subdivide into the called subsidiary. Such as in the financial category.
.When split into subcategories eventually. You have to get those documents to arrange respectively and again to find out ง่ายเมื่อ need to grab it. In the case of each day with a list ofProducts - send recipients or other information specified in the documents to make it convenient to search and order more
.
collect documents are rarely used in the bottom or in the end of the cabinet. And keep the documents used often in eye level that bring ease
.The separate documents is finished. Later, what you need to do is to bring those documents on file. You should make a distinction that the file where the input documents section. And put the only documents that category only.Thick size also affects the store. So if there is more than one document file in one category. Using the method of separation of food with various colors may also file is another good choice for you!




.